Kun yrityksellä on käytössään useita erilaisia palkkalajeja, on lakisääteisen työajanseurannan toteuttaminen manuaalisesti aikaavievää ja tehotonta. Tämän tietää Korvenranta Oy:n toimitusjohtaja ja osakas Jarkko Korvenranta. Siksi yrityksessä otettiinkin käyttöön Otta-työajanseurantajärjestelmä.
Korvenranta Oy on yli satavuotias puualan perheyritys, joka työllistää 25 työntekijää Lahden kupeessa Järvelässä. Yrityksessä tehdään niin toimisto-, tuotanto- kuin matkatyötä, mikä asettaa haasteita työajanseurannan järjestämiselle.
– Ennen Ottan käyttöönottoa hoidimme työajanseurannan perinteisesti paperilla. Työntekijät toimittivat tehdyt työtunnit kahden viikon välein paperilappusilla minulle tarkistettaviksi, hyväksyttäviksi ja eteenpäin palkanlaskentaan toimitettaviksi. Olihan se työmaa, muistelee Korvenranta.
Paperilapuista järjestelmään siirtyminen vähensi kustannuksia
Ongelmia manuaalisessa työajanseurannassa oli monia. Palkanlaskijalle paperilappusysteemi aiheutti huomattavasti manuaalista työtä, joten luonnollisesti palkanlaskijan lasku oli myös kalliimpi.
– Palkanlaskijalta on tullut paljon positiivista palautetta Ottan käyttöön siirryttyämme ja laskukin on pienentynyt kun palkka-aineistoja ei tarvitse näpytellä palkanlaskentajärjestelmään, kertoo Korvenranta.
Myös työaikatietojen oikeellisuus kärsi siitä, että työtunnit merkittiin lapuille jopa kaksi viikkoa jälkikäteen. Tahattomia virhemerkintöjä tuli paljon, joita työntekijä, tuntien hyväksyjä eikä palkanlaskijakaan välttämättä aina huomannut.
– Virhekirjauksien korjaaminen jälkikäteen oli hyvin työlästä. Ottassa tunnit kirjataan nyt reaaliajassa, joten virheitä sattuu huomattavasti vähemmän. Omasta työstäni tämä on säästänyt aikaa ainakin tunnin viikossa, Korvenranta huomauttaa.
– Tuntien tarkistaminen ja hyväksyminen tapahtuu nyt hetkessä kännykällä tai tietokoneella kun ei tarvitse enää tulkita tunteja suttuisista lappusista.
Kun tietää mitä tarvitsee, on järjestelmän valinta helppoa
Korvenranta tiesi tarkkaan mitä työajanseruantajärjestelmältään halusivat ja tarvitsivat. Kolmesta asiasta yritys ei aikonut tinkiä.
– Ehdoton ykkösasia mitä työajanseurantajärjestelmältämme vaadimme, oli yksinkertainen käyttöliittymä. Työaikakirjausten tekemisen pitää olla helppoa ja nopeaa ja sen pitää onnistua mobiilissa. Mikäli tuntien kirjaaminen ei onnistu helposti, se jää tekemättä. Jo nämä kriteerit tiputtivat useimmat järjestelmät pois kilpailusta, sillä tästä emme suostuneet joustamaan, kertoo Korvenranta.
Helppokäyttöisyyden lisäksi järjestelmästä piti löytyä visuaalinen poissaolo- ja lomakalenteri, josta voi yhdellä silmäyksellä tarkistaa käytössä olevat resurssit. Kolmas kriteeri oli integraatio käytössä olevaan palkanlaskentajärjestelmään.
– Palkka-aineiston siirron järjestelmien välillä täytyy onnistua virheettömästi, muuten integraatio on tarpeeton. Palkkamme lasketaan kahden viikon välein ja jos joka kerta joutuisi tekemään muutoksia aineistoon manuaalisesti, olisi se aivan liian työlästä. Pienen jumpan jälkeen saimme Visman konsulttien kanssa siirron virheettömäksi, kiittää Korvenranta.
– Ottassa yhdistyi meille tärkeimmät asiat, joten valinta oli lopulta helppo. Käyttöliittymä on hiottu ja miellyttävä käyttää ja Ottalla onnistuu myös matkatyön, rakennusprojektien sekä vuorotyön seuraaminen vaivatta. Se oli meille myös tärkeää, Korvenranta lisää.
Työajanseurantajärjestelmä josta henkilöstökin tykkää
Korvenrannan henkilöstö on ottanut Ottan hyvin vastaan. Lomakalenteri on tuonut läpinäkyvyyttä lomiin, kun kaikki oleellinen tieto on sekä työntekijän että esihenkilön nähtävillä yhdessä paikassa. Otta on mahdollistanut myös joustoja työaikoihin, koska niiden seuraaminen on järjestelmässä helpompaa. Työtä voi nyt paremmin tehdä silloin kun itselle sopii.
– Henkilökunnalta on saatu Ottasta pelkkää hyvää palautetta. Kirjaamisen helppoutta on kiitelty ja oltu myös onnellisia kun paperilapuista on päästy eroon, naurahtaa Korvenranta.
– Meillä on myös vuokratyöntekijöitä, jotka ovat tottuneet käyttämään erilaisia työajanseurantajärjestelmiä ja he ovat todenneet Ottan olevan selkeämpi ja helppokäyttöisempi kuin muut heidän käyttämänsä vastaavat järjestelmät ja tämä lämmittää mieltäni.
– Ottaa voin suositella monipuolista työajanseurantajärjestelmää kaipaaville. Ottassa onnistuu kätevästi erilaisten palkkaluokkien ja matkatöiden seuraaminen ja se on helppo käyttöönottaa. Ei valitettavaa, päättää Korvenranta.