Integraatio tarkoittaa kahden asian yhteen liittämistä yhdeksi kokonaisuudeksi. Ohjelmistokehityksessä sanalla kuvataan sitä, kuinka kaksi tietokantaa tai ohjelmistoa siirtää tietoa ohjelmasta tai tietokannasta toiseen ja näin muodostaa toimivan kokonaisuuden.
Miksi ohjelmistoja tai tietokantoja halutaan liittää yhteen? Ohjelmistojen käyttäjille halutaan tarjota paras käyttökokemus ilman kompromisseja. Paras ratkaisu esimerkiksi työajan kirjaukseen on ohjelmisto, joka on keskittynyt sen tuottamiseen. Parhaat taloushallinnon työkalut löytyvät vastaavasti niiden kehittämiseen erikoistuneilta toimijoilta.
Parhaimmillaan integraatioiden ansiosta tiedot näkyvät integroiduissa järjestelmissä reaaliaikaisesti. Projektitiedot ja muut kohdistetasot löytyvät työajankirjauksista ilman manuaalista työtä ja kirjatut työajat taas palkanmaksusta tai projektilaskennasta silloin, kun niitä siellä tarvitaan. Integraatiot nostavat vaivattomuuden ja tekemisen “flow:n” uudelle tasolle.
Ottasta löytyy useaan toiminnanohjausjärjestelmään valmiit integraatioratkaisut. Visma Nova -integraatiossa toiminnanohjausjärjestelmästä haetaan Ottaan projektit, projektivaiheet, kustannuspaikat, tuotteet sekä asiakkaat – integraation laajuus on valittavissa asiakkaan tarpeiden mukaisesti. Novasta työajankirjausjärjestelmään tuoduille nimikkeille kohdistetaan Ottassa työajan kirjauksia, jotka lähetetään takaisin Novaan palkanmaksua, laskutusta ja projektilaskentaa varten. Myös loma- ja poissaolokirjaukset siirtyvät Novaan.
Novan ja Ottan integraatio mahdollistaa asiakkaalle kokonaisvaltaisen toiminnanohjausjärjestelmän, jossa työajanseurantaratkaisu on nykyaikainen ja mobiilikäytön mahdollistava. Työntekijöiden ei tarvitse tehdä kirjauksia paikkaan sidotusti vaan joustava pilvipalveluna toimiva mobiiliratkaisu tukee liiketoimintaa reaaliaikaisuudellaan ja takaa kohdistusten tarkkuuden.
Severa-integraatio toimii samaan tapaan kuin Nova-integraatio eli siirtää asiakkaita, tuotteita, projekteja ja projektivaiheita Ottaan hyödynnettäväksi ja toiseen suuntaan liikkuu taas nimikkeille kirjattuja työaikoja. Palkanlaskennan ominaisuutta ei Severasta löydy. Visma.net-integraatio taas mahdollistaa kustannusten seuraamisen projektilla reaaliaikaisesti Visma.netin projektilaskennassa.
Fivaldin ja Netvisorin automaattisissa palkkaintegraatioissa Ottan tulkitut työaika-, loma- ja poissaolokirjaukset voidaan siirtää palkkakausittain ja maksuryhmittäin palkanlaskentaan nappia painamalla. Kirjaukset päätyvät Fivaldiin ja Netvisoriin palkkalajeittain ja henkilöille kohdistettuna. Lisäksi mukana menee projektitieto. Aineisto on siis valmis palkanmaksuun heti palkanmaksujärjestelmän sen vastaanotettua.
Kun työaikajärjestelmä tulkitsee työajat oikeille palkkalajeille, palkkakausille ja henkilöille, säästetään huomattavasti työaikojen hyväksymiseen sekä kirjausten ja palkanmaksun tarkistamiseen kuluvaa aikaa. Yritys voi jopa säästää tilitoimiston laskussa, kun aikaa säästyy. Ja toisaalta tilitoimisto voi ottaa useampia asiakkaita, kun automaatio hoitaa aiemmin käsipelillä tehdyn palkanlaskennan.
Valmiiden ns. click-on-integraatioiden lisäksi Ottassa on tuotteistettu työkalu, jolla voi muodostaa valmiita vientiaineistoja csv.-muodossa. Useat palkanmaksujärjestelmät, kuten Mepco, Talenom ja Procountor, ottavat pääsääntöisesti palkanmaksuaineiston vastaan csv.-muodossa. Tällöin automaattisen integraatiorajapinnan rakentaminen ei ole välttämättä se järkevin tapa. Helpointa on koostaa valmis aineisto csv.-tiedostoksi, joka viedään palkanmaksuohjelmaan. Ainoa ero automaattisiin integraatioihin tämän osalta on se, ettei nappia painamalla aineisto liikukaan rajapinnan yli, vaan järjestelmä muodostaa tiedoston, joka sitten erikseen toimitetaan palkanmaksuohjelmaan.
Lisäksi olemme toteuttaneet asiakkaillemme asiakaskohtaisia integraatioita eri toiminnanohjausjärjestelmiin, kuten SAPiin, Jydacomiin ja Lemonsoftiin. Näissä yleensä tieto liikkuu molempiin suuntiin ja integraatioista on pyritty tekemään mahdollisimman reaaliaikaisia – kunkin asiakkaan tarpeet huomioiden.
Asiakkaamme kokevat usein integraatiot HR-järjestelmiin tärkeiksi. Saima HR:n tekemä valmis rajapinta Ottaan on oiva esimerkki toimivasta HR-integraatiosta, jossa henkilön tietoja sekä työsuhteen tietoja päivitetään yöajoina Ottaan.
Ottasta löytyy avoin API-rajapinta (API= application programming interface), josta puhutaan termillä REST API (REST= Representational State Transfer). Se mahdollistaa asiakkaillemme tiedon hakemisen järjestelmästä omiin tarpeisiin ilman valtavia kustannuksia. Samalla se mahdollistaa myös tiedon tuonnin järjestelmään. Näin asiakkaamme voivat siirtää tietoa heidän käyttämistään järjestelmistä Ottaan ja toisin päin omien tarpeidensa mukaan.
Nykyaikaiset ohjelmistot rakennetaan API ensin -ajattelulla, jolloin kaikki ohjelmistossa oleva data on asiakkaan hyödynnettävissä myös ohjelmiston ulkopuolella. Erilaiset BI-työkalut nielevät dataa mielettömiä määriä ja data ohjaa monesti myös yrityksen liiketoimintaa. Tämän vuoksi asiakkaat hyödyntävät valmiiden integraatioiden lisäksi usein myös avoimia rajapintoja, jolloin tieto saadaan koko yrityksen käyttöön sekä jalostettua omiin käyttötarpeisiin.
Otta mahdollistaa siis työaikakirjauksia ja -seurantaa kokonaisvaltaisemmat toiminnanohjauksen, palkkahallinnon sekä muut ratkaisut. Tutustu Ottaan tästä!
Otta on työajanseurantajärjestelmä, joka tuo työn, tunnit ja tekijät saumattomasti yhteen. Kirjaa, tarkista ja hyväksyt työtunnit sekä tulkitse työaikoja kaikilla laitteilla, tietoturvallisesti ja läpinäkyvästi.