Loma-ajat ja sijaistaminen Ottassa – näin teet sen

Lomakaudet tarkoittavat monessa organisaatiossa myös sijaistuksia. Asiakkaita on syytä pystyä palvelemaan läpi kesän, mutta sijaisuuksilla on myös toinen puoli: työpaikoilla täytyy huolehtia myös siitä, että jokaisella esihenkilöllä on sijainen, joka tarkistaa ja hyväksyy työnteijöiden työtunnit.

Erityisen tärkeää tämä on silloin, kun työaikatiedot siirretään työajanseurantajärjestelmästä suoraan palkanlaskentaan.

Tässä jutussa käymme läpi Ottan (ent. Entryn) sijaistamis-toiminnon. Jutun ohjeiden avulla huolehdit siitä, että sijaistaminen on tehty myös järjestelmätasolla oikein, ja että työaikatiedot menevät hyväksyttäväksi oikealle ihmiselle. Tarkemmat ohjeet sijaistoiminnon käyttöön löydät Ottan ohjesivustolta. 

Ottan sijaistamistoiminnon perusperiaatteet

Sijaistamisen perusperiaate Ottassa on yksinkertainen: kun esihenkilö on asettanut järjestelmään itselleen sijaisen, pystyy sijainen näkemään, tarkastamaan ja hyväksymään hänen alaistensa työaikatiedot.

Tämä on tärkeää etenkin silloin, kun käytössä on palkkaintegraatio: jos esihenkilö ei tarkista ja hyväksy työntekijän tunteja, eivät nämä tunnit siirry palkanmaksuperusteena palkanlaskentaan, ja pahimmassa tapauksessa henkilö jää ilman palkkaansa. 

Jos olet esihenkilö tai tiiminvetäjä, voit asettaa sijaisen helposti itse. Voit pyytää myös organisaatiosi pääkäyttäjää tekemään sen.

Tärkeää: aseta sijaisuus oikeille päiville

Ottassa henkilöt siirretään sijaistamisen ajaksi kokonaan toisen henkilön alaisuuteen, ja sijaiskauden päättyessä samat henkilöt siirtyvät automaattisesti takaisin omalle esihenkilölleen. Siksi onkin tärkeää, että sijainen asetetaan vain sijaisuuden todellisiksi päiviksi. Henkilöt palautetaan aina yöaikaan, klo 20-02 välisenä aikana. 

Sijaistamisia ei kannata myöskään ketjuttaa, vaan sijaistukset täytyy määrittää aina omalta oikealta esihenkilöltä sijaiselle ja takaisin, ja tarvittaessa sitten uudestaan. 

Jos henkilön A alaiset siirretään henkilön B alle A:n loman ajaksi, ei henkilön B kannata siirtää heitä oman lomansa ajaksi henkilölle C. Koska jos hän tekee näin, eivät alaisten tiedot palaa henkilön B loman jälkeen oikealle esihenkilölle (A), vaan takaisin B:lle. Sen sijaan sijaisuus asetetaan päättymään siihen päivään kuin se oikeasti päättyy, ja uuden henkilön sijaisuus asetetaan alkamaan seuraavasta päivästä. Silloin kokonaisuus toimii, ja henkilöt näkyvät oikeille sijaisille oikeaan aikaan.

Sijaisen lisääminen Ottassa.

Mitä tehdä, jos lomapäivien määrä näyttää kummalliselta?

Jos vuosilomia on kirjautunut tai kulunut palvelussa väärin, niin pääkäyttäjän täytyy tarkistaa kirjaukset – aina aiempia lomavuosia myöten. Järjestelmä nimittäin kuluttaa lomapäiviä vanhimmasta lomavuodesta uusimpaan, aivan kuten kuuluukin. 

Jos Ottan asetuksissa on määritetty näkymään ainoastaan viimeisin lomavuosi, ja lomapäiviä on tallessa esimerkiksi edelliseltä lomavuodelta, voi se herättää työntekijässä hämmennystä. Tyypillisesti Ottassa näytetään aina kuluva lomavuosi, mutta asetuksista käyttäjät saavat halutessaan näkymään jopa viisi viimeisintä lomavuotta. 

Muistathan, että Ottan ohjeet ovat aina apunasi! Tästä pääset suoraan lomalaskuria ja lomien suunnittelua koskeviin ohjeisiin.

Työntekijäryhmät ja sijaistaminen Ottassa

Jos organisaatiosi ei käytä Ottan työntekijäryhmiä eli Ryhmät-toimintoa, voit määrittää sijaiseksi kenet tahansa. Ryhmät-toiminnossa puolestaan oletus on se, että valitset itsellesi sijaisen saman ryhmän sisältä. 

Jos olet jäämässä lomalle, eikä sijaisesi kuulu samaan työntekijäryhmään, tarkista asetuksista, että käytössä on valinta  "Esihenkilö näkee alaiset myös eri ryhmästä". Silloin voit asettaa sijaiseksi myös työntekijän tai esihenkilön toisesta ryhmästä.