Miksi sähköinen työajan­seuranta kannattaa?

Sähköinen työajanseuranta auttaa laittamaan tunnit ja työsuoritteet talteen. Samalla työajan raportointi ja tietojen käsittely palkanmaksua varten helpottuu.

Tässä jutussa käymme läpi, miksi yrityksen kannattaa ottaa sähköinen työajanseuranta käyttöön, ja miten sähköinen tuntilappu eroaa paperisesta. (Spoiler: se on nopeampi ja helpompi lähes kaikin tavoin kaikille, jotka työaikatietoja tarvitsevat.)

Sähköisen työajanseurannan paras puoli: huolettomuus

Jos vertaat paperisten tuntilistojen, whatsapp- tai sähköpostiviestien tai vaikkapa excelin avulla tehtyä työajanseurantaa sähköisiin tuntilappuihin, jotka kulkevat mukana puhelimessa ja tietokoneella, oivallat varmasti sähköisen seurannan ylivoimaisuuden:

• Työajan kirjaaminen on työntekijöille nopeaa ja näppärää
• Tunnit ja tuntilaput pysyvät tallessa ja tietoihin on helppo palata
• Työaikatiedot ja tuntiraportit ovat helposti saatavilla, esimerkiksi aluehallintoviraston tarkastusten tai epäselvyyksien varalta
• Työaikatiedot voi siirtää palkanlaskentaan ja muihin ohjelmistoihin helposti, joko rajapinnan tai tiedonsiirtotyökalun avulla, joten koko palkkaprosessi toimii varmemmin ja sujuvammin
• Työntekijä ja esihenkilö näkevät sekä tehdyt työtunnit että esimerkiksi kertyneet lomapäivät, ja esimerkiksi lomien suunnittelusta tulee helpompaa

Sähköinen työajanseuranta automatisoi monimutkaisia kokonaisuuksia ja muistuttaa tarvittaessa

Sähköiseen järjestelmään voi määrittää sääntöjä ja rajoituksia, joista poikkeaminen tai rajojen ylittyminen lähettää käyttäjälle automaattisen huomautuksen. Tästä automatiikasta hyötyy niin työntekijä syöttäessä työaikojaan, kuin esihenkilökin hyväksyessään alaistensa tuntikirjauksia. 

Huomautukset auttavat minimoimaan virheet ja korjaukset on helppo tehdä ennen tietojen siirtämistä vaikkapa palkanlaskentaan.

Sähköiseen työajanseurantaan voi rakentaa myös taustalogiikkaa, joka ottaa huomioon esimerkiksi arkipyhäkorvaukset ja muut erilaisia työaikaryhmiä koskevat, palkanlaskentaan vaikuttavat tekijät. Ja mikä parasta, työntekijän tarvitsee silloin vain kirjata tuntinsa ja järjestelmä tekee laskelmat taustalla.

Sähköinen työajanseuranta auttaa työaikaan liittyvässä raportoinnissa

Työaikalaki, työehtosopimukset ja paikalliset sopimukset edellyttävät työnantajalta tarkkaakin seurantaa. Työaikojen perusteella automaattisesti päivittyvät raportit ovat erinomaisia työkaluja kaikenlaisten kertymien – esimerkiksi saldotunnit, pekkaset ja ylityöt – seurantaan. Monessa yrityksessä tällaiset raportit tilataan tilitoimistolta tai palkanlaskijalta. Jos raportin voi pyöräyttää suoraan järjestelmästä, säästyy palkanlaskijan tai kirjanpitäjän työtunteja ja sitä kautta selvää rahaa.

Sähköisen työajanseurannan valinta – lataa näppärä tarkistuslista

Tarvitsenko työajan tulkintaa? Entä mitä tekee liukuma-ominaisuus tai työaikapankki? Näppärä pikaopas ja tarkistuslista auttavat hahmottamaan, millaisia ominaisuuksia työajanseurannassa tulisi olla. 

Sähköinen tuntilappu on aina saatavilla

Aina välillä vastaan tulee tilanteita, joissa täytyy tarkistaa, mitä esimerkiksi tietyssä projektissa on kuukausi sitten tapahtunut. Historiatieto löytyy huomattavasti helpommin sähköisestä työajanseurantajärjestelmästä, kuin paperia täyteen ahdetusta mappihyllystä.

Sähköinen tuntilappu kirjauksineen ei myöskään unohdu pesukoneessa olevien työhousujen taskuun, vaan se on tietoturvallisesti tallessa järjestelmässä.

Työaikatiedot asianomaisten ulottuvilla

Jos työskentelet HR- tai esihenkilötehtävissä, saat todennäköisesti usein vastata kysymyksiin jäljellä olevien lomapäivien tai vaikkapa liukumatuntien määrästä. Sähköinen työajanseuranta tekee tästäkin helpompaa. 

Monet työntekijöitä kiinnostavat tiedot, kuten kuluvan palkkajakson työtunnit, pitämättömien lomapäivien määrä tai pekkastuntien kertymä, voidaan näyttää työajanseurantajärjestelmän työntekijänäkymässä. 

Kun työntekijät näkevät kaipaamansa tiedot kännykän mobiilisovelluksesta, ei esihenkilöä, HR:ää tai palkanlaskentaa kuormiteta toistuvasti samoilla kysymyksillä.