Työsuoritteen muuttuminen työntekijän pankkitilille maksettavaksi kompensaatioksi on toimintaketju, joka toistetaan vuodessa useimmiten 12, 24 tai 26 kertaa. Jos yrityksessä on 25 työntekijää ja palkkajakson pituus on kaksi viikkoa, kertyy vuodessa tuntilistoja yhteensä 650 kappaletta. Sähköinen työajanseuranta on oleellinen apuväline tämän toimintaketjun tehostamisessa.
Tiedon siirtymisen nopeus sähköisessä työajanseurannassa on luonnollisesti ylivoimainen verrattuna paperisten tuntilistojen täyttämiseen ja eteenpäin toimittamiseen. Sähköinen työajanseuranta mahdollistaa myös työaikatietojen tiedostosiirron suoraan palkanlaskentajärjestelmään, jolloin säästetään manuaalisen työn kustannukset sekä vältetään inhimilliset tallennusvirheet.
Sähköiseen järjestelmään voidaan määrittää erilaisia sääntöjä ja rajoituksia, joista poikkeaminen ja rajojen ylittyminen lähettää käyttäjälle automaattisen huomautuksen. Tästä automatiikasta hyötyy niin työntekijä syöttäessä työaikojaan kuin esimies hyväksyessään alaistensa tuntikirjauksia. Näin minimoidaan virheiden määrä ja tarvittavat korjaukset ovat helposti löydettävissä ennen tietojen eteenpäin siirtymistä.
Lakisääteiset ja paikallisesti sovitut pelisäännöt edellyttävät työnantajalta välillä tarkkaakin seurantaa. Työaikojen perusteella automaattisesti päivittyvät raportit ovat erinomaisia työkaluja erilaisten kertymien (esim. saldotunnit, pekkaset, ylityöt) seurantaan.
Sähköinen työajanseuranta on oleellinen apuväline työsuoritteiden kirjaamiseen ja seurantaan. Samalla raportointi ja tietojen käsittely palkanmaksua varten helpottuu.
Sähköisyys siis helpottaa ja nopeuttaa lainmääräämää työajanseurantaa ja tietojen käsittelyä palkanmaksua varten. Tätä ns. pakollista osuutta varten on kerätty dataa, jota voidaan hyödyntää myös muilla tavoin. Kun työajat ovat sähköisessä muodossa, voidaan niiden pohjalta muodostaa työajanseurantajärjestelmästä yrityksen tarpeita vastaavia raportteja. Jos oman raportointityökalun hallintaa verrataan esimerkiksi tilitoimiston palkanlaskijalta pyydettäviin raportteihin, ovat tunti- ja euromääräiset säästöt tosiasia.
Lataa pikaopas työajanseurantajärjestelmän valintaan!
Koostimme oppaaseen tarkemman listan työajanseurantajärjestelmien eri ominaisuuksista niin, että löydät juuri yrityksesi tarpeisiin soveltuvan järjestelmän.
Aina välillä vastaan tulee tilanteita, joissa joudutaan selvittämään aiempia tapahtumia. Historiatieto on huomattavasti helpompaa etsiä sähköisestä työajanseurantajärjestelmästä kuin paperia täyteen ahdetusta mappihyllystä. Sähköinen tuntikirjaus ei myöskään unohdu pesukoneessa olevien työhousujen taskuun.
Sähköinen työajanseuranta on oiva työkalu myös työntekijöiden suuntaan tapahtuvaan raportointiin. Monet työntekijöitä kiinnostavat tiedot, kuten kuluvan palkkajakson työtunnit, pitämättömien lomapäivien määrä tai pekkastuntien kertymä, voidaan näyttää työajanseurantajärjestelmän työntekijänäkymässä. Kun työntekijät näkevät kaipaamansa tiedot kännykän mobiilisovelluksesta, ei esimiestä tai yrityksen henkilöstövastaavaa kuormiteta toistuvasti samoilla kysymyksillä.
Otta on työajanseurantajärjestelmä, joka tuo työn, tunnit ja tekijät saumattomasti yhteen. Kirjaa, tarkista ja hyväksyt työtunnit sekä tulkitse työaikoja kaikilla laitteilla, tietoturvallisesti ja läpinäkyvästi. Tutustu Ottaan tästä!
Aktivoi maksuton koekäyttö! Kokeile Ottaa 14 päivää maksutta ilman sitoutumista ja koe millaista on olla samassa ajassa.