Tyypillisesti tiimiesihenkilö suunnittelee työvuoroja eri mittaisille jaksoille omalle tiimilleen. Suunnitelma on unelmatilanteessa täydellinen eikä muutostarpeita ilmene. Unelmoida saa ja pitää, mutta tyypilliseen suunnittelutapaukseen tule muutoksia lähes takuuvarmasti esimerkiksi sairastumisten vuoksi.
Muutoksia pitää pystyä hallitsemaan pilvipalvelussa, jossa julkaistuista muutoksista menee tieto henkilöille, joita muutokset koskevat. Vuorot pitää myös pystyä siirtämään henkilöltä toiselle ja vuoroja täytyy voida simppelisti siirrellä esimerkiksi raahaus-toiminnolla. Toteutuneet työtunnit tulisi voida kirjata mielellään samaan järjestelmään ihan jo palkanmaksullisista syistä.
Tämä ja moni muu asia on nyt mahdollista Ottassa.
Ottaan on julkaistu työvuorosuunnittelun ominaisuus. Tämä ominaisuus mahdollistaa työvuorojen jakamisen henkilöille näppärästi niin, että tieto päivittyy työntekijöille reaaliaikaisesti. Työvuorojen suunnittelija hahmottaa helposti ominaisuuden avulla vapaana olevat työntekijät ja kokonaisuuden, kenelle työvuoroja voi suunnitella. Myös ohjeiden päivityksen voi hoitaa työvuorojen suunnittelun yhteydessä, kun kaikki ohjeet löytyvät yhdestä paikasta.
Käytännössä Ottan Työvuorosuunnittelu toimii näin: avaat internetselaimen avulla Työvuorosuunnittelun kalenterinäkymän Ottassa. Kalenterinäkymästä hahmotat helposti suunniteltavan aikavälin sekä kaikkien käytössä olevien työntekijöiden tilanteen, esimerkiksi poissaolot. Samalla kun kohdistat työn käyttäjille, voit kirjoittaa tarkentavat ohjeistukset sekä liittää mahdollisia dokumentteja tehtävän yhteyteen.
Kun suunniteltu ajanjakso on julkaistu, työvuorolle kohdistettu henkilö tai henkilöt saavat mobiilisovellukseensa tiedon päiväkohtaisesti vuoroistaan, niiden alkamisajankohdasta ja päättymisestä sekä tarkat ohjeet ja liitetiedostot. Myös yhteyshenkilöiden tiedot haetaan suoraan suunniteltavan projektin taustatiedoista, joten työntekijöiden ei tarvitse enää kysellä mahdollisia yhteystietoja.
Työvuorojen suunnittelija voi myös kopioida jo suunnittelun ajanjakson - onhan aika tyypillistä, että samat vuorot toistuvat myös tulevaisuudessa tietyn mittaisella ajanjaksolla. Kopioinnin yhteydessä on myös mahdollista valita kopioidaanko esimerkiksi lisätiedot ja työvuorolle suunnittellut käyttäjät. Näin suunnittelu käy nopeasti ja helposti.
Laki ja asetukset jo sinällään vastaavat otsikon kysymykseen, mutta työvuorosuunnittelun toteuttaminen järjestelmässä myös tehostaa suunnittelijoiden työtä huomattavasti. Järjestelmä varmistaa, että johdolla sekä tiimin esihenkilöillä on selkeä kuva milloin, missä ja mitä työtä henkilöstö on milloinkin tekemässä, ja että kaikissa tarvittavissa vuoroissa on henkilö niitä tekemässä. Tieto liikkuu reaaliaikaisesti työvuorosuunnitelmasta työntekijöille ja työajan kirjauksista taas toiseen suuntaan. Lisäksi työntekijät saavat tiedon tulevista työtehtävistä näppärästi samaan järjestelmään mihin työajatkin kirjataan. Myös suunnitelmaan tarvittavat muutokset saa suunniteltua ja julkaistua helposti ja nopeasti.
Ajansäästö, muutosten tekemisen helppous sekä mobiilikäytettävyys takaavat käyttökokemuksen, joka palvelee niin pienempää kuin suurempaakin toimijaa.