Työajanseuranta & ERP-järjestelmän integraation avulla palkanlaskenta ja laskutus helpottuvat sekä projektien seuranta ja työaikojen kirjaukset reaaliaikaistuvat.
Vieläkö muistat ajan, jolloin työtunnit kirjattiin paperille? Työntekijät yrittivät palautella mieleensä, mitä sitä tulikaan viikko sitten maanantaina tehtyä. Tuntilaput toimitettiin esihenkilöille, jotka tulkitsivat harakanvarpaita ja varmistelivat merkintöjen paikkansapitävyyttä soittamalla työntekijälle. Tämä tietenkin varmisti asian kaverin tuntilapusta, kun ei saanut omasta käsialasta oikein selvää. Loppujen lopuksi paperilaput toimitettiin palkanlaskijalle, joka naputteli tiedot manuaalisesti palkanlaskentaan.
Laskutukseen kirjoiteltiin vastaavat tuntitiedot projekteittain ja varmistettiin vielä työntekijältä, onko käsin kirjoitettu tuote tosiaan maalia eikä soraa, kun tuotekoodin perusteella voisi päätellä toisinkin. Lopulta tietoja vietiin projektilaskentaan jälkilaskentaa varten. Tässä kohtaa oltiin kuitenkin jo luultavasti kuukauden verran myöhässä, ja projektipäällikön hiusraja pakeni kovaa vauhtia kohti takaraivoa.
Nykyaikainen työajankirjaus integroituna ERP-järjestelmään pelastaa projektin
Onneksi nykyään tehdään asiat toisin: yritykset haluavat toimia tehokkaasti kaikissa työn vaiheissa, eivät pelkästään tuotannossa. Monissa yrityksissä on ollut jo vuosien ajan käytössä toiminnanohjausjärjestelmä eli ERP, josta löytyvät niin asiakkuudet, kustannuspaikat, projektit kuin tuotteetkin. Työntekijöiden palkanlaskenta, asiakkaiden laskutus ja projektinlaskenta hoidetaan tietenkin samassa järjestelmässä – kirjanpitoa unohtamatta.
Työajanseurantajärjestelmän käyttöönotto ja integrointi suoraan toiminnanohjausjärjestelmään lennätti tuntilappukaavakkeet kaaressa ulos toimiston ikkunasta. Integraation avulla toiminnanohjauksesta saadaan tuotua automaattisesti päivittyvä tieto aktiivisista projekteista, projektin vaiheista, tuotteista, asiakkaista ja kustannuspaikoista suoraan työajanseurantajärjestelmään.
Työntekijä kirjaa työtunnit reaaliaikaisesti puhelinsovelluksella työajanseurantajärjestelmään ja kohdistaa ne ERPistä tulleille seurantakohteille. Järjestelmä tulkitsee työajan, ja esihenkilö hyväksyy parilla klikkauksella selkeät ja yhteneväiset kirjaukset. Lopuksi hyväksytyt työaikarivit lähtevät seuraavana yönä automaattisesti toiminnanohjausjärjestelmään, josta ne käsitellään muutamalla klikkauksella palkanlaskentaan ja laskutukseen. Tietoja voidaan hyödyntää myös projektilaskennassa.
Työajanseuranta-toiminnanohjausintegraation avulla palkanlaskenta ja laskutus helpottuvat sekä projektien seuranta ja työaikojen kirjaukset reaaliaikaistuvat. Ei liene liioiteltua sanoa, että ratkaisu helpottaa ihan jokaisen työntekijän arkea.
Visma Nova -toiminnanohjausjärjestelmän automaattinen integraatio Otta-työajanseurantajärjestelmään
Visma Nova -toiminnanohjausjärjestelmän käyttäjät voivat iloita, sillä automaattinen integraatio onnistuu nyt peräti kahteen työajanseurantajärjestelmään: Ottaan. Työaikatietojen vienti rajapinnan avulla Novaan helpottaa sekä palkanlaskentaa että laskutusta. Integraatiolla voit myös seurata ja raportoida projektien kustannuksia.
Integraatio Novasta Ottaan on kaksisuuntainen. Seuraavat tiedot luetaan Novasta työajanseurantajärjestelmään työaikakirjauksia varten:
- Asiakas
- Materiaalit (Novassa “Tuote”)
- Tehtävät (Novassa “Projektivaiheet”)
- Projektit
- Kustannuspaikat
Novan palkanlaskentaan puolestaan tuodaan työajanseurannasta hyväksytyt työajat sekä poissaolot. Tarkemmat ohjeet Novan Otta-integraatioon löydät täältä.
Otta on työajanseurantajärjestelmä, joka tuo työn, tunnit ja tekijät saumattomasti yhteen. Kirjaa, tarkista sekä hyväksy työtunnit, ja tulkitse työajat sopimusten mukaan. Kaikilla laitteilla, tietoturvallisesti ja läpinäkyvästi.
