Etätyö ja erilaiset työnteon hybridimallit ovat tulleet työelämään jäädäkseen. Helsingin Sanomien taannoin julkaisemassa artikkelissa kerrottiin, että yli 80% yhdeksästä tuhannesta konsulttiyhtiö Accenturen haastattelemasta työntekijästä haluaa jatkossa työskennellä etä- ja toimistotyötä yhdistävällä hybridimallilla.
Työnantajille tämä tarkoittaa sitä, että yritysten tulee pystyä tarjoamaan joustavia tapoja työntekoon – ja huolehtia myös siitä, että järjestelmät tukevat erilaisia paikkariippumattoman työskentelyn malleja.
Tässä jutussa perehdymme hybridi- ja etätyön työajanseurantaan ja siihen, miten työajanseuranta tukee erilaisissa ympäristöissä tehtävää työtä.
Etä- ja hybridityö vaativat luottamusta, työtehtävien ymmärtämistä ja tiimiautonomiaa
Etä- ja hybridityö vaativat onnistuakseen luottamusta. Sekä työnantajan että työntekijän välillä, mutta myös tiimiläisten kesken.
Esimiesten ja tiiminvetäjien onkin ymmärrettävä aiempaa paremmin, millaiset työnteon tavat tukevat kutakin tiimiläistä, sekä tiimissä tehtäviä erilaisia työtehtäviä. Moni keskittymistä vaativa, yksilöllinen asiantuntijatehtävä sopii etänä tehtäväksi, mutta suunnittelutyö ja esimerkiksi yhteinen ideointi onnistuvat parhaiten aktiivisessa vuorovaikutuksessa – siis yhdessä, jopa samassa huoneessa.
Etätyön työajanseuranta tukee luottamuksen rakentamista
Uudenlaiset tavat töiden järjestelyssä edellyttävät siis aiempaa syvempää luottamussuhdetta työnantajan ja työntekijöiden välillä. Läpinäkyvä työajanseuranta on tapa rakentaa tätä luottamusta ja uusien työtapojen pelisääntöjä.
Työajanseurantajärjestelmän avulla läpinäkyvyys toteutuu kumpaankin suuntaan: työntekijä näkee, että lomapäivät, ylityötunnit ja saldot kerääntyvät sopimusten ja raportoidun työajan mukaan, ja työnantaja voi seurata valmistuvien työtehtävien lisäksi myös niihin tarvittua aikaa.
Kun työtä tehdään itselle parhaiten sopivassa paikassa, korostuu työn kirjaamisen merkitys: projekteittain ja kustannuspaikoittain eriteltävät kirjaukset auttavat pysymään kärryillä erilaisiin tehtäviin tarvittavasta ajasta.
Etä- ja hybridityöhön sopivan työajanseurannan tuleekin olla toisaalta riittävän monipuolinen tarjotakseen tietoa sekä työntekijälle että työnantajalle, mutta myös sopivan yksinkertainen ja mukava käytettävä, jotta työajan kirjaus tapahtuu säännöllisesti eikä kuormita työntekijää erikseen.
Tärkeää: työajanseuranta auttaa työntekijää myös huolehtimaan itsestään ja ajankäytöstään
Etenkin kotona tehtävä etätyö hämärtää työ- ja vapaa-ajan välistä rajaa. Siksi on tärkeää seurata, etteivät työntekijöiden tuntimäärät kasva liian suuriksi, ja että aikaa jää myös työstä palautumiselle. Kun tiiminvetäjät, esihenkilöt ja työntekijät eivät kohtaa toisiaan fyysisesti, tarjoaa työajanseurantajärjestelmä ikkunan ihmisten hyvinvointiin.
Jos esimerkiksi työntekijä raportoi jatkuvasti ylitöiksi venyviä päiviä, on tehtävien kuormitusta, jakautumista ja työn tekemisen tapaa varmasti syytä tarkastella yhdessä. Työajanseurannan avulla työntekijä pysyy itsekin kärryillä antamastaan panoksesta ja pystyy arvioimaan erilaisiin tehtäviin tarvittavaa aikaa.
Millainen työajanseuranta sopii etätyöhön?
Etätyön työajanseurantajärjestelmän täytyy venyä kaikkiin tarvittaviin työajan kirjaustapoihin: mobiileihin tuntikirjauksiin, tehtävän kestoa seuraavaan kirjaukseen, sekä erilaisiin leimauslaitteisiin. Sujuva ja hyvä käyttäjäkokemus kaikissa kirjaustavoissa varmistaa, että järjestelmä myös toimii kaikkien työntekijöiden arjessa.
Samalla järjestelmän tulee sisältää riittävän monipuoliset ominaisuudet ja mahdollisuudet räätälöintiin, jotta se palvelee yrityksen tarpeita.
Työajanseurantajärjestelmä voi esimerkiksi toimia apuna työntekijöiden hyvinvoinnin pulssilla pysymisessä. Ottan edelläkävijäasiakkaille on toteutettu mm. fiilismittarikyselyitä, jolla työntekijä voi päivän tunteja kirjatessaan kirjata myös näppärästi päivän tunnelmat. Jos työpaikan kulttuuri tukee luottamusta ja avoimuutta, on tällainen nopea fiiliskirjaus hyvä tapa pysyä ajan tasalla yrityksen yleistunnelmasta.
Näin varmistat, että yrityksesi työajanseurantajärjestelmä tukee etätyötä:
- Tarkista, että järjestelmän kirjausominaisuudet ja käyttäjäkokemus toimivat toimistolla, kotona ja tien päällä.
- Varmista, että työtuntien kirjaaminen onnistuu esimerkiksi projekti- ja kustannuspaikkatasolla. Tämä varmistaa läpinäkyvyyden eri tehtävien välillä.
- Anna työntekijälle, tiiminvetäjille, HR:lle ja johdolle mahdollisuus tarkastella kirjauksia oikealla tasolla. Työntekijä tarvitsee tiedot loma-, liukuma- ja työaikapankkikertymistä, tiiminvetäjä katsauksia eri tehtävien vaatimaan aikaan, ja johto todennäköisimmin yleiskuvan toiminnan kehittämistä varten. Näin kenenkään työaika ei kulu raporttien laatimiseen, ja tiedot ovat ajantasaisesti kaikkien saatavilla.
- Tarjoa mahdollisuudet kirjata työtuntien yhteyteen myös muistiinpanoja ja esimerkiksi fiilismittari. Näin tarvittavat kirjaukset voi suorittaa yhdessä järjestelmässä, ja ne tulevat helpommin tehdyiksi.
Otta on työajanseurantajärjestelmä, joka tuo työn, tunnit ja tekijät saumattomasti yhteen. Tutustu Ottaan ja aloita maksuton kokeilu vaikka heti!
