Työajanseurantajärjestelmän integraatio tarkoittaa sitä, että työajanseuranta yhdistetään muihin yrityksesi käytössä oleviin järjestelmiin API-rajapinnan avulla.
Yhdistämisen eli integraation avulla esihenkilöiden hyväksymät työaikatiedot siirtyvät esimerkiksi palkanlaskentaohjelmistoon oikeassa muodossa, helpoimmillaan vain nappia painamalla. Otta-työajanseurantajärjestelmä on alusta asti suunniteltu niin, että sinne tallennettuja tietoja on helppo käyttää siellä, missä niitä tarvitaan.
Miksi työaikatietoja siirretään järjestelmästä toiseen?
Työaikatietojen automaattinen tai puoliautomaattinen siirto järjestelmien välillä yksinkertaistaa prosesseja monella tapaa: työntekijän itse kirjaamat, tarkistetut ja hyväksytyt tiedot siirtyvät järjestelmästä toiseen sellaisenaan, eli näppäilyvirheitä ei synny.
Palkanlaskijan ei tarvitse erikseen pyytää poissaolotietoja, saati näppäillä tietoja palkanlaskentaohjelmaan itse. Jos taas projektitiedot tuodaan toisesta järjestelmästä Ottaan, on työntekijän helppo kirjata tunnit suoraan oikealle projektille, ja tuntitietojen siirto esimerkiksi laskutukseen käy sujuvasti. Projektitietojen halinnointi onnistuu mainiosti myös Ottassa – työaikaa voi kohdentaa projekteille myös näin.
Tyypillisesti työajanseuranta integroidaan palkanlaskentaan tai taloushallinto-ohjelmistoon, toiminnanohjausjärjestelmään eli ERP-järjestelmään, projektinhallintajärjestelmään tai HR-järjestelmään – tai näihin kaikkiin.
👓 Lue lisää työajanseurannan yhdistämisestä palkanlaskentaan täältä! »
Click-on -integraatio, tiedonsiirtotyökalu vai räätälöity integraatio?
Ottaan on toteutettu useita, erilaisia integraatioita, ja myös yrityksellesi räätälöidyt integraatiot onnistuvat tarvittaessa. Osa integraatioista on valmiita, niin sanottuja click-on -integraatioita, ja moneen palveluun on tarjolla sujuvasti toimiva siirtotyökalu.
Click-on integraatiossa valmiit rajapinnat juttelevat toisilleen
Helpoin tapa Ottan ja esimerkiksi taloushallinto- tai ERP-järjestelmän yhdistämiseen on click-on -integraatio. Tällainen kokonaisuus toimii “napin painalluksella”, eli tiedot livahtavat ohjelmistosta toiseen aidon automaattisesti.
Click-on -integraatio on kahden kauppa, eli se edellyttää kummassakin päässä valmista ja valmisteltua API-rajapintaa. Siirtyvä tieto on vakioitua, eli joka kerta samat tiedot, samalla rakenteella.
Ottan click-on -integraatioita voi sekä tutkia että ottaa käyttöön Ottan sovelluskaupassa. Suosittelemme kuitenkin yhteydenottoa asiakastukeen – näin konsulttimme voivat olla mukana varmistamassa, että käyttöönotto sujuu oikein.
Työaikatietojen vientityökalu on erityisen suosittu palkanlaskennassa
Moni palkanlaskentaohjelma ottaa työaikatietoja vastaan .csv-tiedostona, eli valmiina, määrämuotoisena taulukkona. Olemme rakentaneet Ottaan suositun vientityökalun, jonka avulla tarvittavat tiedot ajetaan Ottasta tiedostoksi, joka sitten manuaalisesti syötetään palkanlaskenta- tai muuhun järjestelmään. Tietoja ei tarvitse siirrellä tai kopioida käsin, ja kun datan rakenne on kerran asetettu oikein, on se varmasti yhteensopiva vastaanottavan ohjelmiston kanssa.
Useimmiten vientityökalua käytetään juuri työaika- ja poissaolotietojen siirtoon, jotkin yritykset siirtävät vientityökalun avulla myös projektitietoja. Vientityökalun hinta on 50 € / kk + alv.
Yrityksesi tarpeisiin räätälöidyt integraatiot
Joskus on tarpeen siirtää työajanseurantajärjestelmästä räätälöityjä, yritystäsi varten rakennettuja tietoja tai raportteja. Silloin apuun rientävät Ottan integraatiokonsultit, jotka suunnittelevat kanssasi tarpeelliset integraatiot, ja rakentavat ne järjestelmien välille.
Räätälöityjä integraatioita varten Ottasta löytyy avoin API-rajapinta (API= application programming interface), josta puhutaan termillä REST API (REST= Representational State Transfer). Sen avulla tietoa voi hakea järjestelmästä omiin tarpeisiin ilman, että rajapintaa täytyisi alkaa rakentaa nollasta.
REST API mahdollistaa myös tietojen siirron muista järjestelmistä Ottaan – näin esimerkiksi projektien tiedot voidaan tuoda toiminnanohjausjärjestelmästä Ottaan, ja työntekijät voivat kirjata työaikansa suoraan oikeille projekteille.
Räätälöidyt integraatiot suunnitellaan yhdessä, ja niiden hinta riippuu yhdistettävästä ohjelmistosta ja siirrettävistä tiedoista.
Esimerkkejä Otta-työajanseurannan click on -integraatioista:
Netvisor
Visma Nova
Fivaldi
Severa
Procountor - tulossa
Esimerkkejä Otta-työajanseurannan vientityökaluun sopivista ohjelmistoista:
Mepco
Talenom
Fennoa
Procountor
Milloin ja miten integraation voi tehdä?
Ottan integraatio onnistuu milloin vain – voit klikata click-on -integraation tai vientityökalun ostoskoriin Ottan sovelluskaupasta helposti, ja olla meihin yhteydessä käyttöönottokoulutuksen sopimiseksi. Käyttöönottokoulutus varmistaa, että tiedot liikkuvat alusta asti oikein, ja että niiden rakenne on varmasti oikea vastaanottavaa järjestelmää varten.
Jos olet ottamassa Ottaa käyttöön organisaatiossasi, kannattaa integraatio tehdä jo käyttöönottovaiheessa. Silloin koulutus onnistuu osana käyttöönottokoulutusta, eikä erillisiä koulutuksia todennäköisesti tarvita.
