Samassa ajassa -raportti
Miten syntyy positiivinen ja tehokas työaikakulttuuri?
Hei, ja kiitos että klikkasit lukemaan Samassa ajassa -raporttia!
Kesän ja syksyn 2024 aikana koottu raportti kokoaa samoihin, digitaalisiin kansiin suomalaisten yrittäjien, johtajien ja ajankäytön ammattilaisten näkemyksiä työajasta, työajan seurannasta ja siitä, mitä tarkoittaa, kun koko työyhteisö tai tiimi toimii samassa ajassa.
Toivomme, että raportti tarjoaa ajatusten ruokaa ja tukea omaan työhösi, katsoit työaikaa sitten HR:n, yritysjohdon tai työntekijän näkökulmasta.
Aika kun on tunnetusti rahaa ja yksi arvokkaimmista pääomista jotka meillä on käytettävissämme – niin yksityiselämässä kuin työssäkin.
Antoisia lukuhetkiä toivoo,
Otta
Tässä raportissa:
Suvi Widgren, Rekka Group Oy »
Johanna Rosnell-Varjo, Parolan Rottinki Oy »
Johanna Vilmi, Silta Education »
Suvi Widgrén, Rekka Group Oy:
“Johtajan on pakko osata ja uskaltaa puhua ajasta ja ajankäytöstä”
Kuka?
- Suvi Widgrén, perheyritys Rekka Groupin toimitusjohtaja
- Takana myös kymmenen vuoden ura kivijalkayrittäjänä muotialalta ja onnistunut exit, sekä useita muita johtajan pestejä
Millaisia haasteita näet ja kuulet ympärilläsi, kun keskustelet kollegojen tai työkavereiden kanssa ajasta ja ajankäytöstä?
Yrittäjävetoisen yrityksen toimitusjohtajalla on päässä monta hattua – tämä näkyy myös ystävien ja kollegojen kanssa keskustellessa. On tehtävä myyntiä, markkinointia, talouden seurantaa, investointipäätöksiä ja hallitusmateriaaleja.
Työ ei ikinä lopu, eikä todo-lista pääty, vaan kun asioita saa valmiiksi, on listalle ilmestynyt jo liuta lisää.
Siksi onnistunut ajankäyttö vaatii itsensä johtamista ja kykyä ymmärtää erilaisten tehtävien luonnetta ja merkitystä. Esimerkiksi hallitusmateriaalien tekeminen on yrityksen tulevaisuuden kannalta välttämätöntä ja vaatii aikaa, taustatyötä ja prosessointia. Toisessa ääripäässä vaikkapa uuden työntekijän tietojen luominen yrityksen järjestelmiin on arjen sujumisen kannalta välttämätöntä, mutta vie vain hetken.
Mitä ajattelet työyhteisön tai tiimin ajankäytöstä?
On tärkeää, että työyhteisö toimii oikeassa rytmissä: että visio on yhteinen ja asioiden tärkeysjärjestys ymmärretään koko yhteisössä samalla tavalla. Kun visio, tavoite ja prioriteetit ovat yhteiset, voi jokainen työskennellä omalla tavallaan niitä kohti.
Kasvu- ja muutosvaiheen yrityksessä on tärkeää pystyä myös nopeaan toimintaan; ymmärtää, milloin yksityiskohtien hiomiseen on mahdollista käyttää aikaa, ja milloin ei. Tämä korostuu etenkin yrityksen ydintiimissä. Yhteisen ymmärryksen syntyminen edellyttää dialogia, eikä se synny hetkessä – siihenkin tarvitaan aikaa.
Miten seuraatte työaikaa – vai seuraatteko?
Rekka Group toimii alalla, jossa työaikaa, sen käyttöä ja seuraamista määrittelee montaa muuta toimialaa tarkempi lainsäädäntö. Siksi seurantaprosessi on automatisoitu kuljettajan digikortin ja toiminnanohjausjärjestelmän avulla. Työajan merkitseminen ja omien työaikojen tarkistaminen ovatkin osa kuljettajan ammattitaitoa. Työajan seuraaminen sisältyy työn ydinprosesseihin ja on osa jokaisen työntekijän arkea.
Yksi työaikaan liittyvä haaste on toimialan ympärivuorokautisuus. Autot liikkuvat 24/7, mikä edellyttää etenkin ajojärjestelijöiltä toimistoaikaisen työn lisäksi myös päivystyksiä. Työ siis sitoo ja siksi loma, jossa työstä pääsee oikeasti irti, on tärkeää kaikille.
“Aika on rahaa” – miten tämä lause ymmärretään teillä Rekka Groupissa?
Meillä puhutaan työajasta ja ajankäytöstä avoimesti, ja uskon että jokainen ymmärtää työajan merkityksen meillä hyvin.
Olemme tietoisesti pyrkineet rakentamaan asiantuntijayrityksen kulttuuria, ja tämän muutoksen myötä rekkalaiset ovat alkaneet myös arvostamaan omaa työaikaansa enemmän.
Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että mietimme mitä meidän on järkevää tehdä itse, mitä ulkoistaa ja mitkä asiat ovat oikeasti yrityksen liiketoiminnalle merkityksellisiä. Esimerkiksi laskujen tulostaminen, kopiointi ja mapittaminen ovat yllättävän kallista lystiä, jos niiden tekemisestä laskee itselleen tuntipalkan. On parempi tehdä laadukkaasti ne asiat, jotka ovat kokonaisuuden kannalta tärkeitä, ja käyttää kallista aikaansa niihin.
Tämä voi olla myös kivuliasta: jos on tottunut työssään tekemään tiettyjä asioita, ja joku kertoo, että ei kannata tai tarvitse, menee se helposti ihon alle vaikka ei pitäisi.
Johtajan työhön kuuluu myös puhua näistä asioista. Jos et tiedä, paljonko työaikaa käytetään ja mihin, et tiedä, onko yrityksen resursointi kunnossa. Esimerkiksi itse tiedän jo nyt, että kun taantuma ja taloudelliset ajat tästä helpottavat, tarvitsemme lisää työntekijöitä. Olisi oman työni väistämistä olla seuraamatta työajan käyttöä, tai puhumatta näistä asioista.
⏲️ Suvin vinkit – näin työyhteisö toimii samassa ajassa:
- Varmista, että kaikki ymmärtävät yrityksen vision ja siihen liittyvät tavoitteet samalla tavalla – silloin erilaisten tehtävien prioriteetit ovat selkeämmät.
- Pidä yllä avointa keskustelua siitä, mitä on järkevää tehdä itse ja mitä ulkoistaa. Auta työntekijöitä näkemään oman työaikansa arvo.
- Johda myös omaa ajankäyttöäsi fiksusti, ja pidä huoli omasta vapaa-ajastasi.
Marita Paajaste, Barona Oy:
“Työaika on todella merkityksellinen asia, joten sitä ei saa yrityksissä jättää sivuseikan asemaan. ”
Kuka?
- Marita Paajaste, Baronan HR-johtaja
- Monialayrityksen henkilöstöjohtaja, seurannut näköalapaikalta suomalaisen työelämän suurta muutosta
Millaisia haasteita näet ja kuulet ympärilläsi, kun keskustelet kollegojen tai työkavereiden kanssa ajasta ja ajankäytöstä?
Yksi suurimpia keskusteluissa kuuluvia teemoja on työn ja muun elämän tasapaino. Voiko sitä rajata, ja jos voi, niin miten se olisi järkevintä tehdä. Yhtä ratkaisua tai selkeää rajaa ei ole, koska työt ovat keskenään niin erilaisia. Esimerkiksi nopeatempoisessa, digitaalisessa asiantuntijatyössä työn ja yksityselämän tasapainon säilyttäminen voi olla vaikeaa.
Työelämä on myös muuttunut vaativammaksi. Tehokkuutta edellytetään ja mitataan ihan eri tavalla kuin aiemmin, ajatellaan, että on saatava aikaan samassa ajassa enemmän kuin aiemmin. Teknologian tulisi olla tässä apuna, mutta aina se ei ole – sitä pitää osata hyödyntää, ja työpaikan infrastruktuurin pitää sitä myös tukea.
Lisäksi meidän työaikalainsäädäntömme on tehty teolliseen, paikalla tapahtuvaan työhön. Jokin aika sitä toki uudistettiin. Uudistukselta odotettiin paljon, mutta se ei oikein siinä auttanut – se on sääli, sillä jokainen meistä tarvitsee sekä joustoa että rajauksia.
Työntekijän suojelu on tietysti tärkeää, työaikalainsäädännön tehtävä onkin osaltaan varmistaa, ettei kenenkään kuormitus kasva liian suureksi.
Miten ajasta ja ajankäytöstä tulisi mielestäsi puhua töissä ja työpaikalla?
Aihe on monelle monella tapaa vaikea, sillä se menee helposti henkilökohtaisiin tuntoihin.
Kun puhumme työajasta, puhumme samaan aikaan ihmisten kyvykkyyksistä, aikaan saamisesta ja itsensä johtamisesta. Nämä ovat herkkiä asioita, jotka herättävät sekä tunteita että reaktioita.
Nykypäivän työelämässä ani harva pystyy tekemään työnsä yksin. Silloin pitää varmistaa, että olemme työn ääressä samaan aikaan silloin kun täytyy, jotta työn tekeminen on ylipäänsä mahdollista. Se taas ei onnistu ilman keskustelua.
Moni asiantuntija arvostaa työaikansa joustavuutta ja vapautta tehdä työt itselleen sopivassa rytmissä.
Pitää kuitenkin muistaa, että mitä enemmän on vapautta, sitä enemmän tarvitaan myös kyvykkyyttä itseohjautua – ja siihenkin tarvitaan usein tukea ja apua. Työelämä muuttuu monimuotoisemmaksi ja -mutkaisemmaksi ja näyttääkin siltä, että yhä useampi tarvitsisi ainakin jossain työelämän vaiheessa työelämävalmentajaa.
Olemme nähneet tämän tarpeen myös omassa organisaatiossamme – sitä varten syntyi asiakkaille tarjottava työurahuolto-palvelu. Sen ajatus on tuunata sitä omaa työtä, pohtia, miten haasteita voi ratkaista, ja lisätä sitä kautta ihan jokaisen tarvitsemia työelämätaitoja.
Työaika on merkityksellinen asia, joten sitä ei saa yrityksissä jättää sivuseikan asemaan. Kannustaisinkin miettimään, mikä on työyhteisön tavoitetila työajan ja ajankäytön osalta – niin, että se palvelee ihmisiä ja heidän omia tavoitteitaan.
Monessa asiassa on olemassa käytäntöjä, joita ei ole sen suuremmin pohdittu, tai tavoitetilaa. Mieti siis käytäntöjä ja niiden syitä myös työajan osalta, ja sitten tavoitteet sekä työkalut tavoitteiden toteuttamiseen. Esihenkilöt ovat jokaisen yrityksen arjen toteuttajia ja kulttuurin edistäjiä. Esihenkilöitä täytyy siksi myös kouluttaa keskustelemaan työaikaan liittyvistä asioista oikein.
Miten seuraatte työaikaa? Mitkä asiat vaikuttavat siihen, miten seuraatte?
On tärkeää, että työaikaa seurataan. Esihenkilön pitää aina olla selvillä siitä, kuinka paljon ihminen käyttää työtehtäviinsä aikaa.
Asiassa on juridinen puoli – työnantajalla on seurantavelvoite, eikä tämä muuttunut työaikalain muutoksessa. Työkuorman ajallisen seuraamisen kannaltahan seuranta on todella tärkeää, sillä se on samalla työsuojeluvastuun kantamista.
Toinen, aina vain tärkeämpi puoli työajan seurannassa on huomata ja löytää työn ja vapaa-ajan väliset rajat, jotta jokaisen elämässä säilyy alussa mainitsemani tasapaino.
⏲️ Maritan vinkit – näin työyhteisö toimii samassa ajassa:
- Mieti, millaisia käytäntöjä yrityksessäsi on työajan käyttämisen, kirjaamisen ja raportoinnin osalta, ja mistä ne ovat syntyneet. Pohdi ja keskustele työaikaan liittyvistä tavoitteista, ja muokkaa rakenteita rohkeasti palvelemaan tavoitteita.
- Muista, että työajasta keskusteleminen voi tuntua hyvin henkilökohtaiselta. Pyri rakentamaan kulttuuria, jossa työaika on osa jokapäiväistä keskustelua.
- Pyri löytämään kunkin työtehtävän kannalta järkevimmät mittarit. Työajan seuranta on työnantajan lakisääteinen velvollisuus, mutta millaiset mittarit ohjaavat työntekijöitä parhaaseen mahdolliseen onnistumiseen?
Johanna Rosnell-Varjo, Parolan Rottinki Oy:
“On tärkeää tunnistaa oma rytminsä ja vireensä, päivän ja viikon parhaat hetket erilaisiin tekemisiin. ”
Kuka?
- Johanna Rosnell-Varjo, Parolan Rottinki Oy:n toimitusjohtaja
- Monipuolisesta digimarkkinointitaustasta ponnistava toimitusjohtaja kehittää perinteikkään huonekaluyrityksen liiketoimintaa.
Millaisia haasteita näet ja kuulet ympärilläsi, kun keskustelet kollegojen tai työkavereiden kanssa ajasta ja ajankäytöstä?
Ajattelen itse, ettei aikaa voi hallita, vaan se kuluu joka tapauksessa.
Siksi onkin tärkeintä miettiä, miten sen kuluvan ajan käyttää ja onko itse kuskin penkillä. Meillä kaikilla on viikon aikana käytössämme ne samat 168 tuntia, mutta haaste esimerkiksi asiantuntijatyössä on pystyä käyttämään työhön varattu osa fiksuimmalla mahdollisella tavalla.
Esimerkiksi energiatasot tai ajattelun laadukkuus eivät tieteellisestikään todettuna ole jokaisessa päivän osassa timanttisimmillaan. Siksi on tärkeää tunnistaa oma rytminsä ja vireensä, päivien ja viikon parhaat hetket erilaisiin tekemisiin.
Miten ajasta ja ajankäytöstä kannattaisi puhua työpaikoilla?
On tärkeää, että jokaisella olisi sellainen sparrauspari, jonka kanssa voisi käydä läpi ajan käyttöä. Mitä olet ajatellut saavasi aikaiseksi vaikkapa viikon aikana – ja sitten katsoa, mitä olet saanut. Omassa tiimissäni lopetamme joka päivän juttelemalla siitä, mitä saimme tänään aikaan.
Pidämme keskustelua yllä yhdessä. Jokainen vastaa omasta tehokkuudestaan, mutta pidämme aikaan saamisestamme myös yhteisöllisesti huolta.
Tuottavuus vs. aika – mitä ajatuksia tämä kuumahko keskustelunaihe herättää?
Varmasti jokaisella työpaikalla syntyy aika ajoin tilanteita, joissa asia täytyy nostaa avoimesti puheeksi. Jos työntekijän yleinen aikaansaaminen heikentyy, niin siitä pitää pystyä yhdessä puhumaan. Syyt taustalla voivat olla moninaisia, esimerkiksi unen tarpeeseen ja omaan vuorokausirytmiin liittyviä.
Jos ajatellaan viikossa käytettävissä olevaa tuntimäärää ja vaikka unta, niin sen joka viikkoisen 56 tuntia – 8 tuntia yössä – pitäisi olla asia, josta ei itsensä kanssa edes neuvottele. Jatkuvasti väsyneenä ei kukaan pysty parhaimpaansa.
Kehottaisin myös miettimään, millaista aikaikkunaa aikaan saamisen mittaamisessa ja tarkastelussa käyttää. Viikko on hyvä sykli siinä mielessä, että siihen mahtuu niin tekemistä, suunnittelua kuin ajatteluakin. Ajattelu vaatii aikaa siksikin, että usein esimerkiksi käsillä oleva ongelma täytyy laittaa hetkeksi sivuun odottamaan, jotta alitajunta ehtii työskennellä ratkaisun kanssa rauhassa.
Tärkeintä on mahdollisimman avoin keskustelu. Tiimin vetäjänä on avattava myös oma näkökulmansa aiheesta, ja sanoittaa se esimerkkien kautta. Konkretia ja kokonaiskuvan ymmärtäminen auttavat näissäkin keskusteluissa todella paljon.
Työpaikoilla on myös hyvä tietysti muistaa, että sekä energiasyöppöjä että energisoivia asioita on elämässään meillä kaikilla, eivätkä ne aina mene samassa rytmissä.
Miten seuraatte työaikaa? Mitkä asiat vaikuttavat siihen, miten seuraatte?
Suurin työntekijöistämme toimii asiakaspalvelutehtävissä, joissa työajat määräytyvät aukioloaikojen perusteella. Suunnittelemme työvuorot ja elämme sekä seuraamme työaikaa niiden mukaan.
Markkinoinnissa mittaamme työaikaa tarkemmin sitä, mitä saamme aikaiseksi suhteessa siihen, mitä olemme suunnitelleet.
Meillä on tavoitteet, joiden saavuttaminen edellyttää erilaisten asioiden tekemistä, joten mittarimme liittyvät niihin – mielestäni on tärkeämpää seurata mittareita, jotka oikeasti edistävät asioita kuin työhön kuluvaa aikaa.
⏲️ Johannan vinkit – näin työyhteisö toimii samassa ajassa:
- Kannusta jokaista löytämään oma luonnollinen rytminsä erilaisten työtehtävien suorittamiseen silloin, kun se on mahdollista.
- Pidä huoli yöunesta. Kahdeksan tunnin yöuni joka päivä jättää viikkoon kosolti aikaa niin työlle, itselle tärkeille asioille kuin haahuiluunkin.
- Pidä yllä avointa keskustelua aikaan saaduista asioista, tehokkuudesta, tavoitteista ja mittareista. Juhli onnistumisia ja sitä, että asiat saadaan valmiiksi!
Johanna Vilmi, Silta Education Oy:
“Jos meillä ei ole aikaa ajatella, ei meillä voi olla myöskään tuottavaa ajatustyötä. Soisinkin työpaikoilla mitattavan sitä, paljonko työntekijä voi käyttää aikaa keskittyneeseen työhön.”
Kuka?
- Johanna Vilmi, työpsykologi ja Silta Educationin co-founder.
- Silta Educationin kehittämä Focus Tiger -valmennus auttaa yrityksiä ja yhteisöjä parantamaan tuottavuutta neurotieteeseen perustuvalla keskittymisvalmennuksella ja fokuskulttuurin rakentamisella.
Millaisia haasteita näet ja kuulet ympärilläsi, kun keskustelet kollegojen tai sidosryhmiesi kanssa työajasta ja ajankäytöstä?
Erilaisia työyhteisöjä valmentaessamme olemme huomanneet, että ajankäytön haasteet ovat suorastaan hämmentävän samanlaisia kaikkialla.
Keskeytysten määrä on valtava, eli mahdollisuutta keskittyneeseen työskentelyyn ei juuri ole. Tutkimuksista tiedämme, että kun työ keskeytyy, emme suinkaan palaa saman tien takaisin tehtävään, vaan lähdemme puolivaloilla kiertämään eri viestikanavia; käteen osuu helposti puhelin, LinkedIn, sähköposti, pikaviestikanavat… tämä paitsi kuormittaa aivoja, myös syö tuottavuutta.
Työpäivän jälkeen ihmisillä on usein sellainen olo, että on tehnyt paljon kaikkea, mutta ei välttämättä saanut mitään aikomaansa aikaan.
Toinen havainto onkin se, että ajatustyötä tekevät ihmiset eivät kovinkaan usein aseta keskittymistä edellyttävälle työlleen tavoitteita.
Moni kokee, että koska ad hoc -tehtäviä tulee pitkin päivää niin paljon, on järkevämpää siirtää työtehtäviä tulevaisuuteen, tehdä niitä palaverien aikana – tai jopa illalla.
Joskus iltatyöhön käytettävää työaikaa ei edes kirjata mihinkään, vaan päivät vain ikäänkuin “menevät pitkiksi” ja se nähdään normaalina osana työtä. Tämä ei ole kestävää.
Tärkeää olisikin, että asettaisimme omalle työajallemme tavoitteen. “Mikä on se asia, jonka juuri tänään teen, ja jonka priorisoin ohi kaikkien notifikaatioiden ja odottamattomien tehtävien?”
Miten ajasta ja ajankäytöstä tulisi mielestäsi puhua töissä ja työpaikalla?
Työpaikoilla pitäisi tarkastella, tukevatko olemassa olevat rakenteet, palaverikäytännöt ja tekemisen tavat tuottavaa työajan käyttöä, vai luovatko ne enemmänkin esteitä. Se ei ole yksilötason, vaan organisaatio-, kulttuuri- ja tiimitason keskustelu.
Jos työntekijän tehtävä olisi vaikkapa romaanin kirjoittaminen, mutta työympäristö sairaalan ensiapuvastaanotto, osaisi kuka tahansa meistä sanoa, että yhtälö ei tule toimimaan. Nyt kuitenkin työntekijöiltä saatetaan odottaa työpäiviensä aikana välitöntä reagointia sekä nopeita päätöksiä, ja mittarina toimii kuitenkin ajatustyön lopputuloksen laatu.
Kun johdamme työtä, johdamme työaikaa. Siksi kokonaisuutta pitää tarkastella organisaatiotasolla. Onko jokaisen työntekijän mahdollista vetäytyä hälystä, sulkea notifikaatiot sekä pikaviestimet, ja keskittyä ajattelua vaativiin tehtäviin? Vai odotammeko, että ihmiset ovat välittömästi saatavilla läpi työpäiviensä?
Tutkimusten mukaan tyypillisessä työympäristössä keskitytään 47 sekuntia kerrallaan. Jos meillä ei ole aikaa ajatella, ei meillä voi olla myöskään tuottavaa ajatustyötä. Soisinkin työpaikoilla myös mitattavan sitä, paljonko työntekijä voi käyttää aikaa keskittyneeseen työhön.
Onnistuneita esimerkkejäkin löytyy: esimerkiksi eräässä usean sadan ihmisen yksikössä on sovittu tietyt ajat, jotka ovat koko organisaation yhteistä keskittymisaikaa. Silloin kollega, esihenkilö tai vaikka toimitusjohtaja ei vaadi mitään, vaan jokainen voi syventyä rauhassa omiin tehtäviinsä. Työntekijät ovat raportoineet, että tämä tuntuu upealta – on lupa uppoutua työhön, työn laatu on korkeammalla ja ajankäyttö tehokkaampaa.
Miten yritys pääsee alkuun toimiakseen samassa ajassa?
Ensimmäisenä olisi hyvä tunnistaa, minkä tasoisia haasteita kokonaisuudessa on – onko kyse koko organisaation tavoista ja kulttuurista, tiimistä vai yksilöstä? Joskus haasteiden syynä on erilainen työpäivien rytmitys ja joskus taas se, että keskittymisaikaa tuottavalle työlle on mahdotonta ottaa.
Haasteisiin vastaaminen on samanlaista tasapainoilua kuin vaikkapa etä- ja lähityönkin välillä. Ratkaisuja kannattaakin rakentaa muistaen, että yksilön etu ei aina ole koko organisaation etu. Parhaat toimintamallit löydetään, kun mietitään, miksi tätä työtä ylipäänsä tehdään, mitä yhteistä tavoitetta kohti ponnistellaan, mikä palvelee lyhyellä ja mikä pitkällä aikavälillä.
⏲️ Johannan vinkit – näin työyhteisö toimii samassa ajassa:
- Muista, että työn johtaminen on työajan johtamista. Miettikää, mikä on työn tavoite ja millainen ajankäyttö sitä palvelee.
- Tarkastele rakenteita avoimen kriittisesti. Antavatko työyhteisön tavat, johtaminen ja käytänteet mahdollisuuden työajan keskittyneeseen käyttöön?
- Valmenna työntekijöitä asettamaan työpäivilleen tavoitteita. Huolehdi siitä, että johtaminen ja rakenteet mahdollistavat tavoitteiden saavuttamisen.