Craftman Oy on vuonna 2011 perustettu teollisuusalan henkilöstöpalveluyritys. Yritys on erikoistunut rakennus- ja teollisuusalan ammattilaisten, kuten teollisuuseristäjien, peltiseppien, telineasentajien ja hitsaajien työvoimanvuokraukseen ja alan projektikumppanuuksiin.
– Yrityksen alkuaikoina välitimme asiakkaidemme kohteisiin kymmeniä ammattilaisia, nyt kiireisimpinä kausina työntekijöitä on kumppaneidemme työmailla reilusti yli sata, kuvaa Craftmanin aluevastaava Christian Filist.
Liiketoiminnan kasvaessa myös työajanseuranta on noussut yhä tärkeämpään rooliin. Craftmanin työajanseurantana on vuodesta 2020 toiminut Otta.
Työaikatietojen kerääminen ilman ohjelmistoa oli “täydellinen epätäydellisyys”
– Ennen Ottaa meillä ei ollut työajanseurantajärjestelmää, Filist kertoo.
– Työntekijät lähettivät tuntejaan oikeastaan kaikkia mahdollisia kanavia pitkin: Whatsappilla, tekstiviestein ja sähköpostitse, ja tuntilistoja tuli niin tekstinä kuin kuvinakin. Se oli sellainen täydellinen epätäydellisyys.
Toimistolla kerättiin tietoja niiden saapuessa, muun työn ohessa Exceliin. Eri kohteissa työskentelevän henkilöstön määrä oli vielä sen verran pieni, että homma pysyi hallussa – mutta aikaa siihen meni.
– Tiesimme aina, kuka on työssä missäkin kohteessa, joten pystyimme tarvittaessa myös kyselemään puuttuvien tietojen perään. Tiedot saatiin toimitettua palkanlaskentaan ja laskutukseen, mutta niihin oli vaikea palata jälkikäteen, jos vaikkapa asiakas halusi tarkistaa jonkin yksityiskohdan.
Työajanseurantajärjestelmän koekäyttö auttoi ymmärtämään myös omia tarpeita
Craftmanilla oltiin jo jonkin aikaa pohdittu oikeaa hetkeä työajanseurannan hankintaan ja käyttöönottoon. Kun korona ja matkustusrajoitukset iskivät keväällä 2020, oli tilanne otollinen. Craftmanilla selvitettiin yhteistyökumppaneiden ja asiakkaiden kokemuksia eri järjestelmistä, ja tarkempaan syyniin pääsi kolme järjestelmää.
– Otta oli vahvoilla, koska meillä oli jo käytössä Netvisor. Halusimme kuitenkin varmistaa, että työajanseurantajärjestelmä sopii tarpeisiimme, Christian kertoo.
Ottan maksuton koekäyttö oli tärkeä osa järjestelmän hankintaa.
– Kokeilimme järjestelmää pienemmällä ryhmällä, jotta näimme, miten se oikeasti toimii. Ohjelmiston piti olla riittävän monipuolinen, mutta samaan aikaan niin yksinkertainen, että sen käyttö olisi helppoa myös ei-IT-orientoituneille ihmisille.
– Olimme myös yhteydessä Visman kanssa, koska halusimme selvittää järjestelmän räätälöintimahdollisuuksia, esimerkiksi pudotusvalikoiden kieliversioita.
Perinpohjaiset ohjeistukset olivat avain onnistuneeseen käyttöönottoon.
Perinpohjaiset ohjeistukset olivat avain onnistuneeseen käyttöönottoon
Kun päätös oli tehty, oli aika suunnitella käyttöönotto. Avainasemaan nousivat järjestelmän simppeliksi räätälöidyn ulkoasun lisäksi ohjeet, jotka sekä suunniteltiin työntekijöiden arkea silmälläpitäen, ja toteutettiin mahdollisimman selkeiksi.
Millaisia vinkkejä Christian Filist antaisi muille yrityksille työajanseurannan käyttöönottoon?
– Ottan käyttökoulutus kannattaa ehdottomasti hyödyntää. Kaikkien ei tarvitse osata järjestelmää alusta loppuun heti, mutta on fiksua huolehtia siitä, että yrityksessä on sisäisesti ihminen, joka pystyy auttamaan muita ja opettamaan järjestelmän käyttöä.
– Myös ohjeisiin on hyvä panostaa. Me teimme todella seikkaperäiset, näyttökuvia sisältävät ohjeet niistä toiminnoista, joita kaikkien tulee osata käyttää. Se kannatti, sillä ohjelmisto saatiin vietyä koko henkilöstön käyttöön siinä aikataulussa, missä halusimmekin.
Toimiva työajanseuranta helpottaa myös toimiston väen arkea
Ottan myötä Craftmanin ammattilaisten työaikatiedot ovat tallessa ja helposti tarkistettavissa järjestelmässä, ja tätä nykyä integraatio palkanlaskentaan vie hyväksytyt tiedot myös automaattisesti palkanlaskijalle.
Filist onkin tyytyväinen järjestelmään ja siihen, miten se arjessa toimii.
– Omasta kokemuksestani voin sanoa, että Ottan käyttöönoton myötä olemme onnistuneet tehostamaan sekä tuntiseurantaa, että siihen liittyviä prosesseja. Prosessit ovat aiempaa sujuvampia ja joustavampia, ja kaiken pystyy tarvittaessa myös tarkistamaan.
– Toki tällaisen järjestelmän käyttöönotto muuttaa sekä arkea että toimintamalleja, mutta parempaan suuntaan. Vaikka alkuun tuntuisi siltä, että työajanseurannan käyttöönotto olisi isompikin vaiva, niin se kannattaa tehdä: hyödyt tulevat näkyviksi kyllä nopeasti.