Isossa ja monitahoisessa organisaatiossa työajanseurannan tulee olla yksinkertaista ja mielekästä niin esihenkilöille, HR:lle kuin työntekijöillekin. Muuten kokonaisuudesta muodostuu sekasotku, jossa työaikakirjaukset on tehty sinne päin ja kirjausten perään saa aina kysellä.
Tämän kuvion tietää paremmin kuin hyvin FinCap Oy:n HR- ja hallintopäällikkö Arja Katajamäki. FinCap on kiinteistökehityksen kokonaisvaltainen toimija, joka työllistää lähes 70 ihmistä ympäri Suomen.
– Kun aloitin HR-roolissa, konserniin kuului kuusi erillistä yhtiötä, joista tuntipalkkaiset työntekijät toimittivat minulle tehdyt tuntinsa omilla Excel-taulukoillaan. Esihenkilö hyväksyi tunnit ja minä toimitin palkanlaskijalle. Olihan se aina metsästystä ja paljon manuaalista työtä, jotta kaikkien tunnit saatiin aikataulussa palkanlaskentaan, muistelee Katajamäki.
Katajamäki totesi nopeasti, että asiaan täytyy saada muutos ja työajanseurantaan tarvitaan helppo, mutta tarpeet kattava järjestelmä.
Yksinkertaisuus vakuutti
Katajamäki aloitti järjestelmäkartoituksen googlettamalla vaihtoehtoja sekä kysymällä tutuilta suosituksia. Useat järjestelmät vaikuttivat monimutkaisilta ja ostoprosessi vaivalloiselta.
– Ottan nettisivut vakuuttivat heti selkeydellään. Myös se, että hinnat olivat näkyvillä oli iso plussa ja teki vertailusta helppoa. Meillä on myös muita Visman järjestelmiä käytössä, joten hyvät kokemukset niistä helpottivat valintaa.
– Otin Ottan kahden viikon kokeilujakson käyttööni ja aikani testailtuani totesin, että tämä on helppo ja tarpeeksi yksinkertainen järjestelmä meidän tarpeisiimme. Myyjäkin otti nopeasti yhteyttä ja vastasi kysymyksiini ohjelmasta. Ostopäätös oli helppo, Katajamäki toteaa.
Helppo mutta monipuolinen järjestelmä palvelee kaikkia yrityksessä
Käyttöönottoprosessi oli kivuton ja työajanseurantajärjestelmä on otettu hyvin vastaan FinCapilla. - Palaute on ollut todella hyvää. Tunnit tulee kirjattua kun se on tarpeeksi simppeliä ja oma työni on helpottunut huomattavasti kun tuntityöläisten tunnit tulee yhteen paikkaan yhtenäisessä muodossa.
– Meillä ihmiset myös seuraavat hyvin eri tavoilla tuntejaan. Tuntityöläiset kirjaavat tarkasti tuntinsa kun taas kuukausipalkkalaisilla on käytössään työaikojen automaattisyöttö. Siitä huolimatta osa heistäkin haluaa seurata saldojaan tarkasti kirjaamalla työaikaa reaaliajassa. Ottalla jokainen voi tehdä juuri niin kuin haluaa kuitenkin niin, että kokonaisuus pysyy hallittavana, Katajamäki kiittelee.
Ottalla onnistui myös FinCapin toive seurata erikseen isännöitsijöiden kokouksia sekä automatisoida niihin liittyvä palkanmaksu, joka ennen hoidettiin manuaalisesti.
– Meillä oli muutamia erityistoiveita, kuten nämä isännöitsijöiden kokoukset, mutta ne hoitui kivuttomasti Visman kouluttajan avulla eikä suuria kehitysprojekteja tarvittu, kertoo Katajamäki ja kiittelee kustannustehokkuutta.
Ottaa on helppo suositella
Yksi kiitellyimmistä asioista joita työajanseurantajärjestelmän käyttöönotto on tuonut FinCapille, on läpinäkyvyys työnantajan ja työntekijän välille. Molemmille osapuolille on selkeää paljonko tunteja on tehty, paljonko lomia on käytetty ja käyttämättä. Kenenkään ei tarvitse epäillä mitään, kun pelisäännöt on yhteiset.
– Kaikki tieto löytyy helposti yhdestä paikasta eikä lukuisten Excel-taulukoiden syövereistä. Tämän myötä myös raportointi esimerkiksi työterveyshuoltoon on helpottunut. Listan poissaoloista voi ottaa tiedostona ulos järjestelmästä ja toimittaa työterveyshuollon kumppanille, kertoo Katajamäki.
– Kokonaisuudessaan ei ole Ottassa ollut moitittavaa. Useammalle työajanseurantajärjestelmää kartoittaneelle tutulle olen Ottaa suositellut ja jopa esitellyt. Kun hinta ja käytettävyys kohtaa, on suosittelu helppoa, päättää Katajamäki.