Työajan­tulkintaa eri TES:ien mukaisesti

Kun yrityksessä työskennellään eri työehto­sopimusten alla, täytyy työajanseuranta­järjestelmän taipua joustavasti erilaisten työehto­sopimusten mukaiseen työajan tulkintaan. 

Harjulan Setlementissä toimitaan monilla aloilla, joten monipuolinen toiminta asettaa järjestelmille kovia vaatimuksia. Otta hoitaa työajanseurannan, tuntikirjaukset ja työajan tulkinnan mallikkaasti.

Harjulan Setlementissä tehdään monipuolista työtä

Harjulan Setlementti on säätiö, joka tarjoaa monenlaisia palveluita eri elämänvaiheita eläville ihmisille. Setlementti ylläpitää kansalaisopistoa kursseineen, tarjoaa fysioterapia- ja ateriapalveluita ja pyörittää kahta päiväkotia. Uusin aluevaltaus on Lahdessa toimiva Kierrätyskeskus Patina.

Monipuolinen toiminta tarkoittaa myös henkilöstön ja työsuhteiden monimuotoisuutta. Vakituisia työntekijöitä on 80 ja lisäksi opiston aukioloaikoina 100-150 kausityöntekijää. Vakituiset työntekijät työskentelevät kiinteällä kuukausipalkalla ja kausityöntekijät tuntiperusteisesti – käytössä on useiden eri alojen työehtosopimusten lisäksi siis myös erilaisia palkkalajeja.

Tavoite: kohti modernimpaa työaikojen kirjausta ja tuntiseurantaa

Ennen Ottan käyttöönottoa Harjulan Setlementissä pidettiin työaikakirjanpitoa hyvin perinteisin menetelmin.

– Työaikakirjanpito tehtiin paperilla: Tunnit kirjattiin Exceleihin, joita sitten tulostettiin tänne palkkahallintoon, kertoo Harjulan Setlementin henkilöstöpäällikkö Sari Blanck aiemmasta tilanteesta.

– Mallissa oli haasteena lähinnä se papereiden pyörittäminen ja se, että saatiin tiedot sähköiseen muotoon. Minulla oli se kokonaisuus pyöritettävänä: esimerkiksi se, missä jokin paperi on, ja onko sitä kukaan toimittanut, onko se saapunut minulle silloin kun piti.

Kun kävi ilmi, että tammikuussa 2020 voimaan tuleva työaikalaki edellyttäisi yrityksiltä tarkempaa otetta myös työtuntien seurantaan, tehtiin Harjulan Setlementissä päätös ottaa käyttöön nimenomaan työajanseurantaan ja tuntikirjauksiin tarkoitettu järjestelmä.

– Tavoitteena oli saada tunnit alusta alkaen sähköiseen muotoon, järjestelmään, josta ne olisi helppo ja nopea katsoa.

Valintaperusteina monipuolisuus ja yksinkertaisuus

Otta valikoitui Harjulan Setlementin työajanseurantajärjestelmäksi kahdesta syystä: Se on monipuolinen ja räätälöitävissä, mutta samaan aikaan simppeli järjestelmä, jolla työaikaa on helppoa sekä kirjata että seurata. 

– Otta on muokattavissa. Tiesimme jo järjestelmiä vertaillessamme, että muokkauksia tarvitaan aina eikä valmista tule välttämättä koskaan. Meillä on niin paljon erilaisia osastoja, että järjestelmää täytyy voida muokata niiden tarpeiden mukaisesti, Sari Blanck kuvaa. 

– Ja sitten Otta on kuitenkin pohjimmiltaan todella simppeli. Se tarjoaa paljon eri vaihtoehtoja, mutta sitä saa myös riisuttua hyvin yksinkertaiseksi.

Otta nopeuttaa työehtosopimusten ja palkkalajien viidakossa luovimista

Harjulan Setlementin työntekijöiden toimenkuvat ovat hyvin erilaisia. Joukossa on myös erilaisia työehtosopimuksia.  

– Kuukausipalkkalaisten kanssa noudatamme kahta eri työehtosopimusta: Sosiaalialan järjestöjen työehtosopimusta sekä Yksityisen opetusalan työehtosopimusta, kertoo Sari Blanck. 

Otta mahdollistaakin useiden eri TESien mukaisen työajantulkinnan. Tulkinta automatisoi kirjauksiin liittyviä prosesseja: järjestelmä laskee työajat, liukumat ja esimerkiksi lomakertymät kullekin työntekijälle määritetyn tulkinnan mukaisesti.

Työehtosopimusten mukaisten tulkintojen lisäksi Otta ymmärtää myös eri palkkalajeja. Tämä on tärkeää säätiössä, jossa työskennellään sekä kuukausi- että tuntipalkalla. 

– Tuntipalkkaisilla työntekijöillä on erilaiset työajat, mutta Ottan avulla myös tuntiseurannat kulkevat oikean TESin ja palkkalajin mukaisesti.

Erilaisten työtehtävien tarpeet täyttyvät

Harjulan Setlementissä työskennellään hyvin erityyppisissä tehtävissä. Osa on säännöllistä, toimistoaikaan tehtävää työtä, osa tehtävistä taas vaatii esimerkiksi liikkumista tai asiakaskohtaamisia ilta-aikaan. 

– Hallinnossa työskennellään toimistoaikoina ja työaikaa seurataan ainoastaan sähköisesti. Mutta esimerkiksi fysioterapian puolella asiakaskäyntejä on iltamyöhään asti ja työtä tehdään useassa paikassa, Blanck kertoo. 

– Otta onkin ollut meille avuksi juuri kuntoutuspuolen työvuorojen ennakkosuunnittelussa.

Työajan raportointi pitää jokaisen ajan tasalla

Aikaisempaan Excel-järjestelyyn verrattuna työajanseurantajärjestelmä on tuonut Harjulan Setlementin arkeen selkeyttä ja läpinäkyvyyttä. Valmiit raportit pitävät ajan tasalla sekä esimiehiä että työntekijöitä.

– Raportointiominaisuuksien kautta seuraamme työaikaa, ylityötunteja ja sitä, miten hyvin nämä tasaantuvat. Tieto on nopeasti saatavilla, ja esimiesten lisäksi kaikki työntekijät voivat seurata omaa työaikaansa. 

– Ottan suurin etu onkin se, että pystyn nopeasti näkemään esimerkiksi ylityötunnit ja työntekijöiden työajat, kuvaa Sari Blanck .

– Tulevaisuudessa tulemme todennäköisesti viemään työajat Ottasta myös automaattisesti palkkahallintojärjestelmään. Vielä emme kuitenkaan ole tätä lähteneet tekemään.