Työajanseurannan onnistuminen riippuu siitä, miten seuranta rakennetaan: tuntien kirjaamisen, tarkistamisen ja esimerkiksi lomatoiveiden kuittaamisen on sujuttava simppelisti ja helposti.
Modeo Oy rakensi työajanseurantansa Ottaan koekäytön avulla. Ratkaisu osoittautui mainioksi: laajempi käyttöönotto oli helppoa, kun rakenteet ja toimintamallit oli luotu yrityksen omalla datalla, koekäyttöryhmän toimesta.
Modeo Oy on vuonna 2006 perustettu toimitilakalustamiseen erikoistunut yritys, jossa työskentelee noin 30 toimitila-ammattilaista, suuunnittelijoista asiantuntijamyyjiin. Yritys edustaa yli 150 kotimaista ja kansainvälistä sisustuksen huippubrändiä, sekä suunnittelee ja toteuttaa toimitilojen sisustuksia kaikkialla Suomessa.
Liiketoiminnan kasvun ja kehityksen myötä tarve HR- ja työajanseurantajärjestelmälle kasvoi pikku hiljaa. Järjestelmän hankinta ja käyttöönottoprosessin läpivienti laskeutuivat talousjohtaja Tiina Raution työpöydälle.
Työajanseuranta-excelit palvelivat tiettyyn pisteeseen asti
– Ennen Ottan hankintaa hoidimme työajanseurannan Excelissä. Työntekijät kirjasivat työaikansa, esihenkilöt hyväksyivät tunnit ja tiedot vietiin Excel-lomakkeilla palkkahallintoon, Tiina Rautio kuvaa lähtötilannetta.
Taulukoiden luominen ja ylläpitäminen alkoivat pikku hiljaa käydä työläiksi – myös tietojen siirtoon kului henkilöstön määrän kasvaessa aikaa ja vaivaa. Lisäksi työntekijöiden tietoturvasta haluttiin pitää parempaa huolta.
– Aluksi ajattelin, että etsin meille järjestelmän, jolla hoidetaan kaikki HR-toimintaan ja työajanseurantaan liittyvät tiedot ja toimenpiteet. Ohjelmistoesittelyjen myötä alkoi kuitenkin vaikuttaa siltä, että tällaiset järjestelmät olisivat meidän tarpeisiimme liian monimutkaisia ja järeitä.
– Lisäksi demoissa käytetty data oli aina näitä esittelyjä varten sinne vietyä. Kaipasin näkemystä siitä, miten järjestelmät toimisivat Modeon omilla tiedoilla, ja miten niitä käytettäisi juuri meidän käyttötapauksissamme ja tilanteissamme. Tätä eivät esittelyt valitettavasti tarjonneet, Rautio kertoo.
Ottan koekäyttökausi vakuutti
Otta tuli vastaan erään toisen Visman ohjelman notifikaatiosta. Kahden viikon maksuton koekäyttö kuulosti kiinnostavalta: auttaisiko omatoiminen testikausi näkemään, miten ohjelmisto toimisi yrityksen arjessa?
– Tein koekäyttötunnukset järjestelmään, ja loin sinne itseni lisäksi muutaman käyttäjän, Tiina Rautio kertoo.
– Muutamassa kohdassa piti pyytää apua Visman päästä, mutta kysymyksiini vastattiin nopeasti. Otimme Ottan koekäyttöön neljän hengen pilottiryhmällä, ja pääsimme heti kokeilemaan, miten järjestelmä meidän arjessamme toimii.
Testiryhmä käytti Ottaa Excel-kirjausten rinnalla. Pian kävi selväksi, että järjestelmä toimii, mutta kahden viikon koekäyttö ei tulisi riittämään.
– Koska keskusteluyhteys Visman kanssa oli hyvä, kysyimme, voisimmeko pidentää koekäyttöä niin, että näkisimme miten ohjelma toimii pitemmän aikavälin aineistolla ja esimerkiksi silloin, kun palkkoja laitetaan maksuun.
Lopulta Modeossa koekäytettiin Ottaa noin kaksi kuukautta.
– Totesimme, että järjestelmä sopii tarpeisiimme mainiosti. Siinä on sopivasti joustoa ja ominaisuuksia, ja samalla se on kuitenkin yksinkertainen ja helppo käyttää.
Laaja käyttöönotto valmisteltiin huolella
Koska testiryhmä oli jo käyttänyt Ottaa, oli ohjelmiston käyttöönotto koko yrityksessä hyvinkin sujuva. Se toki edellytti fiksua valmistautumista.
– Teimme käyttäjätunnukset koko henkilöstölle ennakkoon, ja rakensimme jokaiselle käyttäjälle yksinkertaisen näkymän, jossa mukana on tuntien kirjaus, lomapäivät, poissaolojen suunnittelu ja hyväksyntä, sekä järjestelmän ohjeet, Tiina Rautio kuvaa.
– Käyttöönotto kävi helposti, koska tiesimme jo, miten oma datamme käyttäytyy järjestelmässä, ja millaisia kysymyksiä käyttäjillä todennäköisesti herää. Koekäytön pilottiryhmä myös auttoi uusia käyttäjiä ongelmatilanteissa.
Modeossa linjattiin myös, että ensisijainen työajankirjauslaite on puhelin. Mobiililaitteet ovat jokaisella työntekijällä lähes aina mukana, ja tuntikirjausten tekeminen käy sovelluksessa simppelisti.
– Isoin jumppa käyttöönoton alussa taisi olla se, että saimme sovellukset ladattua jokaisen työntekijän työpuhelimeen. Sen jälkeen kaikki sujui helposti, Rautio nauraa.
Yksi ohje yli muiden: yksinkertaista!
– Tiesin, että paras ja nopein tapa viedä järjestelmä koko yrityksen käyttöön olisi tehdä siitä käyttäjille mahdollisimman helppoa. Otta tarjosi tähän hyvät mahdollisuudet muokattavine näkymineen.
Ja yksinkertaistaminen toden totta kannatti: nyt Otta on käytössä kaikilla Modeon työntekijöillä. Sinne tehdään tuntikirjaukset, ja järjestelmä tarjoaa mahdollisuuden myös lomien ja muiden poissaolojen suunnitteluun ja hyväksyntään työntekijöiden ja tiiminvetäjien välillä.
– Esimiehet ovat kiitelleet mahdollisuutta hoitaa tuntien hyväksymiset mobiilisti. Osa hoitaa kaiken lomiin liittyvän keskustelun ja suunnittelun Ottassa, toiset suunnittelevat sähköpostin avulla ja vievät sitten sovitut tiedot Ottaan.
Millaisia ohjeita Tiina Rautio antaisi kollegoille, jotka pohtivat työajanseurannan ja HR-järjestelmien käyttöönottoa?
– Ei kannata lähteä ratkaisemaan kaikkia ongelmia kerralla, yhdellä ohjelmistolla, vaan ehkä enemmänkin pala kerrallaan. Silloin ohjelmiston hankinta ja käyttöönotto pysyy hallittavana.
Yksinkertaisen työajanseurannan käyttö mahdollistaakin sen, että tarvittavia asioita voidaan tehdä juuri niihin erikoistuneissa ohjelmistoissa. Ohjelmistopäätöksiä voi tehdä rauhassa, pala kerrallaan.
– Jossain vaiheessa alamme tutkia myös integraatiota Ottan ja Fivaldissa olevan palkanlaskentajärjestelmämme välillä sekä Visman HR-järjestelmiä, Tiina Rautio kertoo tulevaisuuden suunnitelmista.