Case Serviz: Työajan­seuranta pk-yrityksen tarpeisiin

Rakennus­tarkastuksia tekevä Serviz halusi pienen yrityksen tarpeisiin sopivan ja mobiilissa toimivan työajanseuranta­järjestelmän. Helppokäyttöisyys ja nopea asiakaspalvelu saivat valitsemaan Ottan.

Serviz on helsinkiläislähtöinen yritys, joka tekee rakennusten kuntotarkastuksia, rakennusvalvontaa ja sisäilmatutkimuksia sekä tarjoaa rakennuksiin liittyviä analytiikkapalveluja. Vauhdikkaassa kasvussa olevassa asiantuntijaorganisaatiossa kirjattiin vielä keväällä 2021 työtunnit käsin Excel-tiedostoihin. Epäkäytännöllinen ratkaisu haluttiin vaihtaa nykyaikaiseen työajanseurantajärjestelmään.

Servizin hallintoasioista vastaava Eveliina Kauppinen kertoo, että työtuntien kirjaaminen jäi monelta työntekijältä helposti viime tinkaan, kun ne piti käydä merkitsemässä erilliseen tiedostoon. Liikkuvan työn takia monet myös säilyttivät tiedostoja pilvipalvelun sijasta omalla tietokoneellaan, mikä puolestaan lisäsi tietojen hukkumisen riskiä.

– Tiedostoista ei koskaan tiedä, milloin ne häviävät. Halusimme, että tiedot pysyisivät tallessa ja niitä olisi helppo tarkastella myös jälkikäteen, Kauppinen kertoo.

Servizillä on tällä hetkellä kymmenkunta työntekijää, mutta uusia tekijöitä rekrytoidaan jatkuvasti. Ketterän työajanseurantajärjestelmän käyttöönotto oli siis myös varautumista tulevaan.

– Ajattelimme, että on helpompi siirtyä työajanseurantajärjestelmään nyt eikä vasta sitten, kun meillä on esimerkiksi kolminkertaisesti enemmän työntekijöitä.

Helppokäyttöisyys ja nopea palvelu saivat valitsemaan Ottan

Servizillä oli selkeät kriteerit uudelle työajanseurantaohjelmalle. Järjestelmän piti ensisijaisesti sopia pk-yrityksen tarpeisiin, eli olla kustannustehokas ja riittävän yksinkertainen. Lisäksi oli tärkeää, että ohjelmaa olisi helppo käyttää myös puhelimella, sillä yrityksen työntekijät ovat valtaosan päivästä liikkeellä eri kohteissa.

Kauppinen kertoo, että Servizillä kartoitettiin useita erilaisia vaihtoehtoja työajan seurantaan. Moni ohjelma tuntui kuitenkin liian monimutkaiselta ja jäykältä pienyrityksen tarpeisiin.

– Monet järjestelmät olivat liian laajoja. Me olemme vielä pieni yritys, joten tarvitsimme tässä vaiheessa yksinkertaisen ratkaisun, Kauppinen kertoo. Ohjelman kuitenkin pitäisi kasvaa yrityksen mukana, sillä rekrytointeja tehdään koko ajan lisää.

Otta-työajanseurantajärjestelmä vastasi Servizin kaikkiin tarpeisiin: se oli helppokäyttöinen, järjestelmän näkymää sai muokattua halutunlaiseksi ja ohjelmaa oli kätevä käyttää myös mobiilissa. Servizillä oli jo käytössä Visma Sign, joten Visman ratkaisut olivat entuudestaan tuttuja.

Kauppinen kertoo, että vaikutuksen teki myös se, kuinka nopeasti asiat etenivät Visman kanssa ensimmäisen yhteydenoton jälkeen.

– Itse en tykkää yhtään siitä, että joutuu odottelemaan pari viikkoa. Pystyin aina tarvittaessa kysymään neuvoa sähköpostitse tai puhelimitse ja vastaus tuli heti, hän kiittelee.

Työajanseurantaa kasvavan yrityksen tarpeisiin

Ottan käyttöönotto sujui Servizillä nopeasti. Kauppinen sai opastusta ja koulutusta Vismalta, ja hän puolestaan koosti henkilöstölle sähköpostiin ohjeet siitä, kuinka tunnit kirjataan ohjelmaan. 

Uusi työajanseurantatapa on otettu hyvin vastaan. Kauppisen oma työ palkanlaskijana on sujuvoitunut, kun tunnit kirjautuvat suoraan yhteen järjestelmään lukuisten tiedostojen sijaan. Tärkeitä tietoja, esimerkiksi tuntityöläisten työmääriä ja liukuvan työajan toteutumista, on myös helpompi tarkastella kokonaisuutena, kun kaikki luvut löytyvät samasta paikasta.

– Pääsimme liikkeelle tosi helposti. Nyt kaikki muistavat merkata tehdyt tunnit. Minulla taitaa itselläni olla eniten petraamista muistaa kirjata omat tuntini, Kauppinen kertoo ja nauraa.

Servizillä ollaan tyytyväisiä nykyiseen ratkaisuun, mutta yrityksen kehittyessä on hyvä tietää, että järjestelmä pystyy myös kasvamaan yrityksen mukana.

– Vanha systeemimme toimi sekin, mutta onhan tämä parempi ja joustavampi tapa tehdä töitä, Kauppinen pohtii. – Kun tällaisia ratkaisuja on kerran tehty, niin miksei niitä käyttäisi?

Ottan tuomat hyödyt pähkinänkuoressa

Työaikoja kirjataan säännöllisemmin, kun käytössä on sekä mobiilissa että tietokoneella toimiva työajanseurantaohjelma. Tietoturva paranee, kun tiedostoja ei säilytetä useassa paikassa ja ihmisten omilla tietokoneilla. Palkanlaskennan työ helpottuu, kun kaikki tiedot ovat saatavilla yhdessä paikassa.