Tyytyväinen toimitus­johtaja vannoo puhelimeen siirretyn työajan­seurannan nimeen

Moni meistä lamaantuisi kuullessaan potkujen uhkaavan. Mutta kun kosteuskartoittaja Janne Jalonen huomasi vuonna 2015 olevansa keskellä yt-neuvotteluja, hän päätti toteuttaa elämänmittaisen haaveensa – ryhtyä yrittäjäksi. 

Siitä hetkestä on nyt vuosia. Mutta hyppyä tuntemattomaan hän ei ole katunut sekuntiakaan.

– Minulla on aina ollut vahva luottamus siihen, että töitä riittää kun tekee hommat hyvin, toimitusjohtaja Janne Jalonen sanoo. 

Apupojasta toimitusjohtajaksi

Nyt Jalonen luotsaa eteläpohjanmaalaista VS Vahinkopalvelut Oy:tä, joka on vahinko- ja palosaneerauksiin erikoistunut rakennusliike.

Kipinän rakennusalalle Jalonen sai verenperintönä.

– Isä minut on näihin hommiin kouluttanut. Hän oli yrittäjä, joka pystytti omin käsin omakotitaloja. Lapsesta lähtien kuljin kaikki kesät isän mukana töissä. Kun yläasteelta pääsin, menin oppisopimuskoulutuksella hänen firmaansa lautapojaksi.

Entisen lautapojan pyörittämän yrityksen toimenkuva on laaja. Työt voivat olla mitä tahansa omakotitalon lattian kuivattamisesta palaneen sairaalaosaston purkamiseen ja jälleenrakentamiseen.

Erikoisosaamiselle on kova kysyntä. Vuodesta 2015 firman liikevaihto on kasvanut 1,3 miljoonaan euroon ja työntekijämäärä yhdestä kuuteentoista. VS Vahinkopalvelut tekee selvästi jotakin oikein. Kuten rekrytoinnin.

– Vain yksi työntekijä on lähtenyt meiltä, hänkin muihin hommiin. Lähes koko porukkamme on ollut entuudestaan tuttuja alalta. Sillä lailla varmistamme heidän osaamisensa, luotettavuutensa ja että he sopivat joukkoon. Tarvittaessa koulutamme ihmiset alan töihin.

Alan työajanseuranta on retuperällä

Firman työtekijämäärän kasvaessa työajanseurannan merkitys on korostunut. Jalonen ei ole halunnut tehdä samoja hölmöyksiä kuin mitä hänen aiemmissa työpaikoissaan tehtiin.

– Muistan, miten työntekijä täytti jokaisen työpäivän päätteeksi käsin lapun. Siihen kirjoitettiin tunnit, kohteet ja työtehtävät. Sitten lappu ajettiin toimistolle, jossa sihteeri kirjoitti sen puhtaaksi. Liuskat vietiin esimiehelle, joka tarkasti ne, lähetti tiedot palkanmaksuun ja koosti erikseen kullekin asiakkaalle oman raporttinsa tehdyistä töistä. Kamalaa ajanhaaskausta.

Jaloselle oli selvää, että kun työntekijöitä tuli lisää, työajanseurantaa piti järkeistää niin että se istuu saumattomasti osaksi päivittäistä liiketoimintaa ja työnkulkua. Onneksi apu löytyi läheltä, kirjanpitäjältä.

– Kun pohdimme sopivaa ratkaisua, kirjanpitäjämme kertoi Ottasta. Hän käytti jo Visman taloushallinto-ohjelmaa ja tiesi, että Otta olisi helppo kytkeä siihen. Kun tutkimme Ottaa, vaikutuimme sen hyödyistä.

Puhelinapplikaatio säästää aikaa ja vähentää matkantekoa 

Ottan yksi valteista on Jalosen mielestä käytön helppous työntekijälle. Nimittäin työajanseuranta kulkee aina mukana – omassa puhelimessa.

– Meidän työntekijämme tekevät hommansa kohteissa, eivät toimistolla. Siksi on tärkeää, että kaikki toimii puhelimesta käsin. Kun työntekijä aamulla lähtee töihin, hän valitsee puhelimesta kohteen ja käynnistää kellon. Työpäivän päätteeksi hän laittaa kellon pois päältä ja naputtaa puhelimeen mitä on kohteessa tehnyt. Ei käsin raapustamisia eikä toimistolle ajamisia.

Myös esimiesten ja kirjanpitäjän töistä putosi välivaiheita pois.

– Järjestelmässä on helppo tarkistaa ja hyväksyä työntekijöiden tunnit ja työtehtävät. Se vie aamulla reippaat 10 minuuttia. Tämä tieto menee automaattisesti kirjanpitäjälle, koska Otta keskustelee suoraan taloushallinto-ohjelma Fivaldin kanssa.

Läpinäkyvä laskutus lisää asiakkaan luottamusta

Jalosen mielestä menestyvän liiketoiminnan keskiössä on asiakkaan luottamus. Siksi laskutuksen läpinäkyvyys on kriittistä.

– Ottassa raporttien koostaminen ja lähettäminen asiakkaalle hoituu muutamalla napinpainalluksella. Ja kun raportista löytyy jokainen työntekijän käyttämä tunti, työtehtävä ja tarvikekulu, asiakas näkee heti mihin laskutus perustuu.

Nyt VS Vahinkopalvelut on käyttänyt Ottaa jo useamman vuoden. Vaikka Jaloselle on tarjottu muita seurantaratkaisuja, hän ei ole tarttunut niihin.

– Miksi vaihtaisin toiseen? Otta helpottaa meidän elämäämme ja säästää työaikaamme. Ollaan oltu tähän tosi tyytyväisiä.

Remontointi ja rakentaminen inspiroi Jalosta yhä vuosienkin jälkeen.

– Mielenkiinto pysyy yllä, koska jokainen kohde on aina erilainen. Ja kun asiakas on kiitollinen, tietää tehneensä työn hyvin.