Työajan­seuranta mobiilissa: olen Otta, hauska tutustua

Mobiili työajanseuranta tarkoittaa sitä, että voit merkitä tekemäsi työtunnit tai poissaolotiedot talteen juuri silloin, kun pitääkin, etkä tarvitse erillistä kellokorttia tai leimauslaitetta työajan kirjaamiseen. Mobiili työajanseuranta onnistuu parhaiten työajanseurantasovelluksella tai pilvipalvelulla, joka toimii puhelimessa tai tabletilla. Tiedot tallentuvat reaaliaikaisesti työajanseurantajärjestelmään.

Perinteinen kellokortti edellyttää leimaamista työpaikalla, jotta työajankirjaus onnistuu. Kun työajan kirjaamisen voi tehdä puhelimella silloin, kun työ on alkamassa tai juuri päättynyt, on työajan seuranta sekä tarkempaa että työntekijöille helpompaa. Usein työtä tehdään myös muualla kuin samassa työpisteessä – mobiili työajanseuranta onkin paras ratkaisu liikkuvaan työhön ja etätyöhön.

Mobiiliin työajanseurantaan tarvitaan laite: älypuhelin tai tabletti, sekä työajanseurantaan tarkoitettu sovellus tai pilvipalvelu. Esimerkiksi Otta toimii kaikilla laitteilla, sekä selaimessa että mobiilisovelluksen kautta.

Työajanseurantasovelluksen tärkein ominaisuus on helppo ja selkeä työajan kirjaus. Myös työtuntien ja poissaolojen hyväksymisen tulisi olla mahdollisimman helppoa.

Erilaiset notifikaatiot ja muistutukset auttavat huolehtimaan työaikatiedot ajan tasalle arjen keskellä. 

Liikkuvaa työtä helpottaa entisestään, jos sovellus tai pilvipalvelu sisältää kaikki käytössä olevat ominaisuudet – näin toimii esimerkiksi Otta.

Selaimella käytettävä työajanseurantajärjestelmä toimii kaikissa laitteissa, joissa on internet-selain ja nettiyhteys. Sovellusten käyttöjärjestelmävaatimukset löytyvät sovelluskaupasta – esimerkiksi Otta toimii kaikilla tuoreimmilla Android-versioilla sekä iPhonen iOS-versioilla.

Mobiilikäyttöisessä työajanseurannassa tärkeintä on, että sovellus tai järjestelmä on mahdollisimman helppo käyttää. Kun tuntien kirjaaminen puhelimella on yksinkertaista, ja työajan tarkistaminen sekä hyväksyntäkin käy nopeasti, tulee tuntien kirjaamisesta ja työajanseurannasta vaivaton osa työpäivää.

Jos työtä tehdään paljon kentällä, kannattaa myös huomioida, että esimerkiksi resursoidut työt, ohjeet ja työajan raportit kulkevat sovelluksessa mukana. Ottan mobiiliversioissa ovat mukana kaikki samat tiedot ja ominaisuudet kuin tietokoneellakin.