Ottan lomalaskuri ja lomapäivien kertyminen laskuriin herättävät joskus käyttäjiemme keskuudessa kysymyksiä. Tässä jutussa käymmekin läpi, miten lomapäivät kertyvät palveluun, ja miten erilaiset asiakkaamme käyttävät lomalaskuria.
Ottan lomalaskuri on lomasuunnittelun työkalu, joka näyttää kertyneiden vuosilomapäivien määrän. Vuosilomapäivät päivittyvät palveluun lomanmääräytymisvuoden päättyessä, käytännössä huhtikuun ensimmäisenä päivänä.
Kaipaatko kertausta siihen, miten vuosilomat määräytyvät, ja miten niitä vuosilomalain mukaan käytetään? Tästä jutusta löydät perustiedot lomien määräytymisestä ja vuosilomien pitämisestä!
Miten lomapäivät määrittyvät työajanseurantajärjestelmään?
Otta näyttää työntekijälle lomanmääräytymisvuosien aikana kertyneet vuosilomapäivät, jos työntekijän työsuhteen alkupäivämäärä ja loman ansainnan alkupäivämäärä on määritetty palveluun. Palvelu näyttää myös sovitut lomarahavapaat, jos lomarahavapaa-toiminto on laitettu järjestelmän asetuksissa päälle.
Lomapäivien määrä muodostuu työntekijän työsuhteen alkamispäivän mukaan; palvelu ei siis huomioi esimerkiksi palkattomia vapaita, tai työsuhteen alussa työntekijän kanssa yksilöllisesti sovittuja palkallisia poissaoloja (ns. erikseen sovitut “täydet kesälomat”, vaikka lomapäiviä ei vielä olisikaan kertynyt riittävää määrää).
Miten erilaiset yritykset käyttävät lomalaskuria?
Yrityksissä, joissa työntekijöitä on vähän, on fiksua käydä läpi työntekijöiden lomakertymät heti päivien ilmestyessä palveluun, ja tehdä korjaukset manuaalisesti. Työntekijöitä on hyvä muistuttaa siitä, että lomapäivät päivittyvät järjestelmään automaattisesti, mutta niiden määrä on silti aina hyvä tarkistaa. Manuaaliset korjaukset onnistuvat Ottassa pääkäyttäjältä helposti.
Jos työntekijöitä on paljon, voi jokaisen rivin läpikäyminen käydä työlääksi. Silloin lomapäivät voi ajaa Ottaan esimerkiksi palkanlaskentajärjestelmästä: tiedot eivät ilmesty järjestelmään automaattisesti, mutta palkanlaskennasta tuleva tieto on tyypillisesti kerralla oikein.
Mitä tehdä, jos lomapäivien määrä näyttää kummalliselta?
Jos vuosilomia on kirjautunut tai kulunut palvelussa väärin, niin pääkäyttäjän täytyy tarkistaa kirjaukset – aina aiempia lomavuosia myöten. Järjestelmä nimittäin kuluttaa lomapäiviä vanhimmasta lomavuodesta uusimpaan, aivan kuten kuuluukin.
Jos Ottan asetuksissa on määritetty näkymään ainoastaan viimeisin lomavuosi, ja lomapäiviä on tallessa esimerkiksi edelliseltä lomavuodelta, voi se herättää työntekijässä hämmennystä. Tyypillisesti Ottassa näytetään aina kuluva lomavuosi, mutta asetuksista käyttäjät saavat halutessaan näkymään jopa viisi viimeisintä lomavuotta.
Muistathan, että Ottan ohjeet ovat aina apunasi! Tästä pääset suoraan lomalaskuria ja lomien suunnittelua koskeviin ohjeisiin.
Lomasuunnittelu ja lomapäivät
Työntekijöillä saattaa tulla mutkia matkaan myös lomaviikkojensa suunnittelussa. Jos lomajakson lisäämisessä palveluun tulee virhe, työntekijä poistaa lomajakson, JA tekee välittömästi uuden, voi toiminta olla liian nopeaa. Silloin poistettu lomajakso ei olekaan ehtinyt nollaamaan päiviä poistossa, ja palvelu näyttää suunnitellut lomapäivät virheellisesti tuplana.
Näissä tapauksissa virheellinen jakso pitää poistaa, odottaa hetki, ja tehdä ja tallentaa jakso uudelleen.
Toinen kysymyksiä herättävä asia on kuusipäiväinen lomaviikko, ja lomapäivä-lauantaiden käyttö.
Jos koko työpaikka noudattaa kuusipäiväisen lomaviikon sijaan viisipäiväistä, kannattaa tämä määrittää suoraan Ottan asetuksiin.
Kun työntekijä suunnittelee lomaansa Ottassa, ja käytössä on kuuden päivän lomaviikko, lisää järjestelmä jokaiseen viikon jaksoon mukaan myös lauantain. Jos lomavuoden neljä vaadittavaa lauantaita on jo käytetty, voi tämän muokata lomajaksolle käsin.
Jos lomalaskuri, lomapäivien kertyminen tai käyttö herättää mielessäsi kysymyksiä, ei huolta. Ota rohkeasti yhteyttä sovellustukeen – autamme mielellämme.
