Näin tuet tiimiäsi työajan hallinnassa – vinkit esihenkilölle
Ottan & Auntien yhteisessä sisältösarjassa pureudumme kaikille esihenkilöille ja HR-ammattilaisille tärkeään aiheeseen: työhyvinvointiin ja siihen, miten työssä jaksamiseen liittyviä ongelmia voi ehkäistä.
Sarjan toisessa osassa vieraana on Auntien Hanna-Kaisa Raninen, joka sparraa työkseen esihenkilöitä ja asiantuntijoita. Jakson hostina toimii Visma Finlandin Eliisa Valkonen.
Vinkit esihenkilölle tiimin työajanhallintaan 💡
Työn ja vapaa-ajan sekoittumista. Venymistä, lisää venymistä ja vielä ne pari kiireistä viestiä. Tämän päivän itseohjautuvat asiantuntijat luovivat sellaisissa ristiaallokoissa, että ilman toimivia tukirakenteita jaksaminen voi olla vaakalaudalla.
Myöhäisillan meilit koettelevat tiimin työhyvinvointia
Organisaation kulttuurilla on suuri vaikutus siihen, että työssä voidaan hyvin. Työajoiltaan joustavissa asiantuntijatehtävissä esihenkilö johtaakin työn lisäksi työstä palautumista. Itse asiassa tiiminvetäjä luo ilmapiiriä ympärilleen joka tapauksessa, tiedosti hän sitä tai ei. Raninen haastaa siksi esihenkilöitä pysähtymään näiden näkökulmien ääreen:
💡 Vaikka työaika joustaa, muista esihenkilön vastuu
Vaikket odottaisi nopeita vastauksia, osa alaisista liittää ilta-aikaan lähetettyihin viesteihin paljon merkityksiä: “Odotetaanko minultakin tällaista?” Aamulla läppärinsä avaava työntekijä saattaa myös kokea ulkopuolisuutta, jos ei ole ollut mukana illan meiliketjuissa. Myöhäisistä iltatöistä pitäville esihenkilöille Raninen suosittelee viestien ajastustoimintoa.
💡 Näytä myönteistä esimerkkiä työajan rajaamisesta
Palautumisen johtamisessa esimerkin voima on tosiaan valtava. Esihenkilön kannattaa kääntää se valtiksi: miksipä et tekisi reilusti numeroa siitä, että lähdet hyvissä ajoin töistä, peset koneellisen pyykkiä työpäivän aikana tai käyt kävelemässä lounastauolla?
💡 Kyseenalaista tutut palkitsemismallit
Monesti kiitoksia satelee niille, jotka ovat tehneet erityisen paljon töitä. Positiivisen palautteen kulttuuri on hyvä juttu, mutta se voisi ulottua myös heihin, jotka pitävät ajanhallinnastaan erityisen hyvin huolta. Palkita voi esimerkiksi työntekijää, jolla on aiemmin ollut haasteita ajanhallinnan kanssa, mutta joka on nyt pystynyt muuttamaan kurssia. Palautekulttuuri ei rakennu itsestään, vaan sen eteen tarvitaan tekoja.
Tunnista vaaran merkit ajoissa
Työhyvinvoinnin ongelmat saattavat edetä hyvin pitkälle ennen kuin työntekijä itse havahtuu avun tarpeeseen, Raninen kertoo havainnoistaan. Kuormaa pitäisi purkaa yhdessä esihenkilön kanssa. Millaiset merkit kertovat, että on oikea hetki puuttua työntekijän tilanteeseen?
💡 Työajanseurantajärjestelmän raporteista voi nähdä, että tuttuihin työtehtäviin alkaa kulua selvästi enemmän aikaa kuin ennen
💡 Käyttäytyminen muuttuu: aiemmin sosiaalisesta ihmisestä saattaa tulla kärttyinen ja kyyninen.
💡 Työntekijä ei enää tee vapaa-ajalla itselleen rakkaita asioita tai puhu niistä entiseen malliin.
Joskus käy ilmi, että kuormituksen syynä on henkilökohtainen elämä. Silloinkin tehtävien uudelleen järjestely auttaa työssä jaksamisessa. Tärkeintä olisi rakentaa kulttuuri, jossa avun pyytämiseen – syistä riippumatta – on matala kynnys. Kuulumisten kyselyn ei tarvitse olla kiusallista utelua, vaan parhaimmillaan jatkuvaa dialogia tiimin kanssa.
📖 Lue myös: Näin työaikalaki velvoittaa seuraamaan työaikaa – tutustu työajanseurannan lakisääteisyyteen »Apuvälineet tiiminvetäjän työkalupakkiin
“Monelle jää työpäivän jälkeen hähmäinen olo”, Raninen kuvailee yleistä asiantuntijoiden ongelmaa. Aika tuntuu menevän muuhun kuin omiin ydintehtäviin. Mikä avuksi?
Ensin on tehtävä yhdessä näkyväksi, mistä kaikesta työpäivät koostuvat. Webinaarisarjan kolmannesta jaksosta saat neuvot siihen, millaiset menetelmät sopivat erityisen hyvin etätyöympäristöön. Sitten on priorisoinnin aika: mikä on kiireellistä, mitä voi delegoida eteenpäin, mitä taas jaksottaa pidemmälle aikavälille?
Esihenkilön kannattaa hyödyntää työajanseurannan tarjoamaa dataa. Se auttaa aikabudjetoinnissa ja kertoo, miten paljon kalentereista on syytä varata aikaa vaikkapa siirtymiin ja metatyöhön. Toinen tärkeä apuväline ovat ennakoitavat rakenteet avun pyytämiseen ja tarjoamiseen. Hybridityössä hihasta nykäiseminen ei ole yhtä helppoa kuin ennen, joten kanavista ja niiden käytöstä on sovittava erikseen.
Ja mikä tärkeintä: näiden samojen keinojen on tarkoitus auttaa myös esihenkilöä itseään. Tiiminvetäjänä tarvitset itsekin silloin tällöin apua ja ohjausta oman työaikasi hallintaan – olethan ihminen. Työhyvinvointi kuuluu kaikille, roolista riippumatta.
Kokeile työajanseurantajärjestelmää maksutta
Työajanseurantajärjestelmä on yksi työhyvinvointia edistävä työkalu. Järjestelmän data kertoo esimerkiksi milloin työntekijöiden työtunnit paukkuu tai käyttämättömiä lomapäiviä alkaa kertymään. Kokeile Otta-työajanseurantajärjestelmää maksutta 14 päivän ajan!
