Tunnistatko rajasi? Työajan hallinta on osa työhyvinvointia
Ottan & Auntien yhteisessä sisältösarjassa pureudumme kaikille HR-ammattilaisille ja esihenkilöille tärkeään aiheeseen: työhyvinvointiin ja siihen, miten työssä jaksamiseen liittyviä ongelmia voi ehkäistä.
Ensimmäisessä osassa vieraana on Auntien Chief People and Culture Officer Siina Kiehelä. Hostina toimii Visma Finlandin People and Culture Director Eliisa Valkonen.
Työajanhallinta on osa työhyvintointia💡
Reilusti yleistynyt etätyö on tehnyt monen työelämästä aiempaa vapaampaa. Työn ja vapaa-ajan erottaminen on hankalaa erityisesti aivotyöläisille: kun ilmassa on kiireen tuntua, läppärin kantta on vaikeaa malttaa laittaa kiinni. Tilanne edellyttää itsensä johtamista, mutta sepä onkin helpommin sanottu kuin tehty.
Kulttuuri ja itsetuntemus: Työhyvinvoinnin edistämiseen tarvitaan molempia
Aivot käyvät ylikierroksilla, älylaitteet piippaavat ja suorituspaineet vaivaavat. Kaiken sen keskelle jokainen kaipaa merkitystä. Kuinka itsensä johtamiseen tarvittavaa jämäkkyyttä saisi lisää?
Se vaatii ensinnäkin itsensä tuntemista, Kiehelä sanoo. On tärkeää tunnistaa, kuinka paljon tekee töitä, ja milloin oma työpäivä alkaa tai loppuu. Se antaa perspektiiviä rajojen vetämiseen. Aivot ovat tietotyöläisen työväline, ja ne tarvitsevat päivä- ja vuosihuoltoa siinä missä muutkin työkalut. On yksilöllistä, miten kukin meistä parhaiten palautuu.
Toisaalta työkulttuurilla on valtava merkitys, Kiehelä muistuttaa. Sallitaanko rajojen vetäminen ja “ei”:n sanominen? Leijuuko ilmassa kirjoittamattomia sääntöjä, vai onko itsensä johtamisen tavat ja käytännöt kerrottu ääneen?
Erityisesti uraansa aloittavat nuoret tarvitsevat tukea oman työaikansa rajaamisessa. He ovat usein kunnianhimoisia ja saattavat asettaa riman liiankin korkealle. Psyykkinen työhyvinvointi on tosin koetuksella kenellä tahansa, jos esimerkiksi Teamsin tai Slackin merkkiäänet keskeyttävät työntekoa yhtenään.
Vinkit oman kalenterin johtamiseen
Oura-sormusten ja älykellojen menestys kertoo siitä, että moni meistä haluaa hallita hyvinvointiaan. Laitteet kertovat, mitä meille kuuluu, mutta seuraava askel on se, että siirtyy tiedostamisesta tekoihin. Oman ajankäytön ennakointi on siihen hyvä keino, Kiehelä neuvoo:
✅ Aloita ajankäytön suunnittelusta. Kokeilujen kautta omaan kalenteriin oppii varaamaan realistisia jaksoja tietyille työtehtäville. Reflektoinnissa auttaa työajanseurantajärjestelmä, joka kertoo jälkikäteen, kauanko työhön oikeasti meni aikaa.
✅ Varaa kalenteriin tilaa metatyölle ja siirtymille. Jos olet esihenkilö ja sinut pysäytetään usein juttelemaan, voi olla hyvä idea luoda säännöllinen hetki toimiston sohvalla päivystämiseen.
✅ Kalenteriin voi raivata tietyn aamu- tai iltapäivän, jolloin ei anna meilien ja pikaviestien keskeyttää vaativia työtehtäviä. “Focus time” voi olla myös työyhteisön yhteinen käytäntö.
✅ Tee joka maanantaille kalenterimerkintä, johon merkkaat perjantaisin kesken jääneet tehtävät. Näin mieli on vapaampi viikonlopun viettoon.
📖 Lue myös: Työajanseuranta ja etätyö: miten työaikaa kannattaa seurata ja miksi? »
Työajanseurannasta työajan hallintaan
Kellokortteja ja kontrollia: työajanseurantaan liittyy ristiriitaisiakin mielikuvia. On totta, että työnantajalla on lakisääteinen velvollisuus työajan seuraamiseen, ja erilaiset varhaisen puuttumisen mallit tarvitsevat dataa toimiakseen.
Kiehelä haastaa työntekijää kääntämään ajatuksen toisin päin: työajanseurantajärjestelmä on yksi niistä työkaluista, joilla voit opetella hallinnoimaan omaa ajankäyttöäsi ja tarkastelemaan, miten päivä tai viikko meni. Eräänlainen älysormus siis!
Tiimitasolla työajanseuranta antaa esihenkilöille tärkeää tietoa siitä, mihin tunnit kuluvat ja pysyykö työmäärä kohtuullisena. Työhyvinvointiin vaikuttavat monet eri tekijät, mutta työaika on niiden joukossa eräs selkeästi mitattava muuttuja. Raporttien seuraaminen auttaa tunnistamaan ajoissa, jos saldot alkavat paukkua yli.
Tietotyö on luonteeltaan joustavaa. Joustavuuden rinnalle tarvitaan rajoja ja kohtuullisuutta, Kiehelä painottaa. Niitä rakennetaan yhteispelinä organisaation, esihenkilön ja tiimiläisten kesken.
Kokeile työajanseurantajärjestelmää maksutta
Työajanseurantajärjestelmä on yksi työhyvinvointia edistävä työkalu. Järjestelmän data kertoo esimerkiksi milloin työntekijöiden työtunnit paukkuu tai käyttämättömiä lomapäiviä alkaa kertymään. Kokeile Otta-työajanseurantajärjestelmää maksutta 14 päivän ajan!
