Tässä jutussa kerromme, miten työajanseuranta kannattaa yhdistää palkanlaskentaan ja palkkahallintoon, jotta tiedot kulkevat mahdollisimman jouhevasti, ja hyvin hoidettu työajanseuranta ilahduttaa myös palkanlaskijaa!
Nykypäivän työelämä joustaa moneen suuntaan, ja työtä tehdään samassakin yrityksessä varsin erilaisin sopimuksin ja ehdoin. Yrityksissä työskentelee kokoaikaisia työntekijöitä kuukausipalkalla, osa-aikaisia esimerkiksi prosenttisopimuksin, ja tuntityöntekijöitä erilaisilla viikko- tai kuukausituntimäärillä.
Joidenkin työntekijöiden palkka määräytyy siis sopimuksen perusteella, ja osalla tehtyjen tuntien mukaan. Nämä erilaiset työaikaryhmät tulee huomioida myös palkanmaksussa.
Palkkojen laskennassa huomioidaan tietysti myös työntekijöiden poissaolot; vuosilomat, palkalliset poissaolot ja mahdolliset palkattomat vapaat, ja luonnollisesti näidenkin tietojen täytyy kulkea palkkahallintoon.
Palkanlaskijan täytyy siis joka työntekijän kohdalla tietää, määräytyykö hänen palkkansa tehtyjen työtuntien vai sopimuksessa määritetyn kiinteän työmäärän perusteella.
Lisäksi hänen täytyy tulkita tehdyt työtunnit, eli tietää, mitkä työntekijän tunneista ovat työsopimuksessa tai TESissä mahdollisesti sovittuja liukumia, mitkä esihenkilön luvalla tehtyjä, korvattavia ylitöitä tai esimerkiksi työaikapankkiin siirrettäviä tunteja, ja mitkä poissaolot ovat palkallisia ja mitkä palkattomia.
Monimutkaisimmillaan kiehumassa voikin olla melkoinen soppa, semminkin jos työaikatiedot kulkevat esihenkilön tietokoneella excelissä – saatikka paperilla tai erillisissä sähköposteissa.
Työajanseurantajärjestelmän avulla kaikkien työntekijöiden työaikatiedot ovat samassa muodossa. Kun järjestelmän asetukset ovat kullakin työntekijällä kohdillaan, tulkitsee ohjelmisto jokaisen sinne syötetyn tunnin oikein, juuri kyseisen henkilön työehtosopimuksen ja työaikaryhmän mukaan. Asetusten avulla järjestelmä ymmärtää, miten kiinteä palkka ja työtunnit vaikuttavat kokonaisuuteen, ja miten palkka muodostetaan.
Tyypillisesti työajanseurantaohjelmistoon kirjataan myös poissaolot; vuosilomat, henkilökohtaiset vapaat ja sairauspoissaolot, joten näitäkään tietoja ei tarvitse erikseen metsästää tai muokata palkka-aineistoa varten.
Parhaimmillaan palkanlaskija saa siis työajanseurantajärjestelmästä valmiin aineiston, jonka tiedot esihenkilöt ovat tarkistaneet ja hyväksyneet. Aineistoja voidaan siirtää jopa suoraan järjestelmästä toiseen, joko työajanseurantajärjestelmän rajapinnan avulla, tai exceliä tai .csv-tiedostoa hyödyntäen.
Työajanseuranta ja palkkahallinto pelaavat parhaiten yhteen silloin, kun järjestelmä on helppokäyttöinen ja mieluisa jokaiselle työntekijälle – silloin tietojen kirjaamisesta ei tarvitse muistututella, ja tiedot ovat alusta asti järjestelmässä oikein – ja kun järjestelmän ominaisuudet mahdollistavat erilaiset työaikaryhmät, TES-tulkinnat ja työaikapankin.
Lisäksi järjestelmän tulee olla integroitavissa palkanlaskijasi käyttämään ohjelmistoon tai taloushallinto-ohjelmaasi, tai tiedot tulee ainakin saada sieltä ulos sellaisessa muodossa, että niiden vieminen palkkikseen onnistuu vähällä vaivalla.
Työnantaja on velvollinen raportoimaan tiedot maksetuista suorituksista Tulorekisteriin viiden päivän kuluessa maksupäivästä. Monipuolinen työajanseurantajärjestelmä auttaa varmistamaan, että palkanlaskennassa käytetään ajantasaista, oikeaa ja virheetöntä tietoa. Siksi työajanseurantajärjestelmän valintaa kannattaakin miettiä myös palkkahallinnon näkökulmasta.
Luo tunnukset Ottaan, ja pääset tutustumaan järjestelmään saman tien.