Työvuorosuunnitelma varmistaa, että työpaikalla on aina oikea määrä henkilöstöä ja osaamista tehtävien suorittamista varten, ja että työntekijöillä on työpäivien tai -vuorojen välissä riittävästi lepoaikaa työstä palautumiseen.
Työvuorosuunnitelman tekemistä kutsutaan tietysti työvuorosuunnitteluksi.
✅ Työvuorojen suunnittelu ja työajan tasoittumissuunnittelu ovat työnantajan lakisääteisiä velvollisuuksia, kuten työaikakirjanpitokin – lue lisää työajanseurannan lakisääteisyydestä täällä
✅ Suunnittelu auttaa takaamaan, että työpaikalla on oikea määrä ihmisiä ja osaamista kuhunkin tilanteeseen
✅ Työvuorosuunnitelma auttaa varmistamaan, että työntekijällä on riittävä määrä vapaa-aikaa, ja että hän pystyy myös suunnittelemaan työn ulkopuolista arkeaan.
Työnantajaa sitoo tiedoksisaattamisvelvollisuus – yksinkertaisesti sanottuna työnantajan täytyy siis huolehtia siitä, että työvuorolista annetaan työntekijöille tiedoksi hyvissä ajoin.
Lista, eli työvuoroluettelo, täytyy toimittaa työntekijöille kirjallisesti viimeistään viikkoa ennen listan kattamaa ajanjaksoa. Kun lista on toimitettu, saa sitä muuttaa ainoastaan työntekijän suostumuksella tai töiden järjestelyyn liittyvästä, painavasta syystä.
Myös työpaikan noudattama työehtosopimus saattaa määrittää työvuorolistan laatimista ja tiedoksi antamista tarkemmin – työnantajan on siis aina noudatettava myös TESin määräyksiä, mikäli työpaikalla noudatetaan tiettyä sopimusta tai sopimuksia.
Työvuorosuunnittelun perusteena toimii tietysti tehtävä työ ja sen asettamat vaatimukset: esimerkiksi henkilöstön tarvittava määrä, eri vuoroissa tarvittava osaaminen ja työaikalainsäädäntö.
Lainsäädännöllä pyritään varmistamaan, että työvuorosuunnitelma on tasavertainen, työntekijöille taataan lakisääteiset vapaa- ja lepoajat vuorojen välillä, ja että työvuorot ovat hyvissä ajoin työntekijöiden tiedossa. Huolellinen työvuorojen suunnittelu on erityisen tärkeää silloin, kun työ on raskasta ja/tai epäsäännöllistä: työvuorojen aikataulu ja määrä vaikuttaa suoraan henkilöstön työhyvinvointiin.
Useimmissa työpaikoissa annetaan työntekijöille mahdollisuus esittää toivomuksia tulevien työvuorojen suhteen. Toiveiden huomioiminen edellyttää työyhteisöltä selkeitä pelisääntöjä, jotta työvuorotoiveiden toteuttaminen on sekä läpinäkyvää että tasavertaista.
Työvuoroja voi suunnitella monin eri tavoin. Hyvä työvuorosuunnittelu perustuu paitsi työn tarpeisiin, myös työyhteisön toimivuuden takaamiseen – siksi esihenkilön onkin hyvä käydä läpi suunnittelun mallit, pelisäännöt ja reunaehdot yhdessä työntekijöiden kanssa.
Perinteisin tapa työvuorolistan tekemiseen on yksinkertainen: suunnittelusta vastaa toimipisteen tai tiimin esihenkilö. Työntekijät esittävät toiveet vuoroistaan sovitulla tavalla, esihenkilö tai yksikön vetäjä tekee työvuorosuunnitelman tai työvuorolistan, ja antaa sen tiedoksi työntekijöille.
Keskitetty työvuorosuunnittelu tarkoittaa sitä, että vuorojen suunnittelu ja resursointi tehdään joka toimipisteen sijaan yhdessä paikassa keskitetysti, ja suunnittelusta vastaa yksi, nimetty työvuorosuunnittelija tai suunnittelutiimi.
Autonominen tai yhteisöllinen työvuorosuunnittelu on malli, jossa työyhteisö rakentaa työvuorosuunnitelman yhdessä. Kukin työntekijä saa vaikuttaa työvuorosuunnitelmaan ja työvuorojen jakautumiseen. Malli on käytössä tyypillisesti terveydenhuolto- ja sote-aloilla.
Autonominen työvuorosuunnittelu edellyttää yhteistä järjestelmää, johon työntekijät tekevät ehdotukset työvuoroistaan ja vapaapäivistään. Malli vaatii myös selkeitä pelisääntöjä. Lisäksi tulee tavalla tai toisella varmistaa, että työntekijöiden kohtelu toiveiden törmätessä on tasavertaista.
Toiminnallinen työvuorosuunnittelu tarkoittaa mallia, jossa työvuorot suunnitellaan kussakin vuorossa tarvittavien osaamisten ja toimintojen mukaan. Jotta toiminnallinen työvuorosuunnittelu toimii, on jokaisen työntekijän pätevyys ja osaaminen (esimerkiksi erilaisten sertifikaattien tai lupien osalta, esimerkiksi lääkeluvat) oltava tiedossa, ja eri tehtävien toimenkuvat tarkkaan määritetty.
Toiminnallista työvuorosuunnittelua tehdään usein keskitetysti, eli yksi työvuorosuunnittelija vastaa monen eri yksikön työvuorosuunnitelman tekemisestä.
Toiminnallisessa työvuorojen suunnittelussa käytetään usein työvoimanhallintajärjestelmää, johon sekä toimenkuvat että henkilöstön pätevyydet pystytään tallentamaan tietoturvallisesti.
Ergonominen työvuorosuunnittelu pyrkii mahdollisimman hyvään työaikaergonomiaan: siihen, että jokainen työntekijä palautuisi työvuorostaan mahdollisimman hyvin, ja että työvuorot takaavat riittävän määrän lepoaikaa työvuorojen väliin.
Ergonomista työvuorosuunnittelua tehdään erityisesti vuorotyössä, jossa fyysinen rasitus on kovaa epäsäännöllisten työaikojen takia.
Tyypillisin työvuorosuunnitelma lienee edelleen toimipisteen ilmoitustaululle ilmestyvä, paperinen työvuorolista. Etenkin pienissä yrityksissä työvuorot lähetetään työntekijöille whatsappilla tai sähköpostitse – eli tieto on levällään eri kanavissa, ja etenkin muutosten tekeminen ja tallentaminen voi olla yllättävän mutkikasta ja inhimillisille virheille altista.
Lääkkeitä säädön vähentämiseen on onneksi kosolti tarjolla: työvuorosuunnitteluohjelmisto auttaa varmistamaan, että suunnitelmat ovat tikissä, ja tieto työvuoroista kulkee helposti työntekijöiden mukana.
Työvuorosuunnittelun ja vuoroista tiedottamisen lisäksi työnantajan täytyy myös seurata ja tallentaa työntekijöiden toteutuneet työajat. Siksi kannattaakin miettiä, montaako eri ohjelmistoa työntekijän täytyy työaikojensa tiimoilta käyttää. Jos työvuorot ja tuntikirjaukset kulkevat samassa sovelluksessa, pysyvät tiedot tallessa ja niihin on helppo tarvittaessa myös palata.
Esimerkiksi Ottassa tehty työvuorosuunnitelma kulkee työntekijän mukana samassa järjestelmässä, johon hän kirjaa työaikaansa. Ohjelmistossa onnistuu myös lomien ja poissaolojen suunnittelu, eli kaikki työaikaan liittyvät tiedot ovat turvallisesti ja helppokäyttöisesti tallessa sovelluksessa, joka toimii niin älypuhelimessa kuin tietokoneellakin.
Tutustu Ottaan ja aktivoi maksuton koekäyttö! Kokeile Ottaa 14 päivää maksutta ilman sitoutumista ja koe työajanseurannan helppous!