Työajanseuranta 101: täydellinen opas työajanseurantaan
Työajanseuranta on paitsi yrityksen lakisääteinen tehtävä, myös erinomainen keino lisätä luottamusta, tehokkuutta ja läpinäkyvyyttä työpaikalla.
Työajanseuranta tarkoittaa tehtyjen työtuntien kirjaamista yhdessä sovitulla tavalla. Useimmiten työajanseurantaan käytettään työajanseurantajärjestelmää tai -sovellusta, jonka kautta tunnit sekä kirjataan että tarkistetaan. Hyvin hoidettu työajanseuranta on sekä henkilöstön että työnantajan etu: työt tehdään oikeaan aikaan, ja työntekijä tietää saavansa sovitun palkan, oli kyse sitten palkasta tai vapaista.
Tällä sivulla kerromme, miten työaikaa kannattaa seurata ja annamme vinkkejä työajanseurannan järjestämiseen – etenkin kasvavassa yrityksessä.
Onko mielessäsi tarkempia kysymyksiä työaikaseurannan eri alueista, tai oletko jo etsimässä työkaluja tuntiseurantaa varten?
Hyppää tästä suoraan kiinnostavimpaan aiheeseen:
Mitä työajanseuranta on ja miksi se on tärkeää? »
Työajanseurannan tärkeitä termejä – tutustu sanastoon »
Kenen vastuulla työajanseuranta on yrityksessä? »
Työn tekeminen muuttuu ja muuttaa samalla työajanseurantaa »
Työajanseurannan järjestäminen – miten työaikaa voi seurata?»
Sähköinen työajanseuranta tekee tuntikirjauksista ja työajan seuraamisesta helpompaa kaikille »
Työajanseurantaohjelmien vertailu ja valinta »
Hyvä työajanseurantajärjestelmä säästää resursseja ja helpottaa raportointia »
Työajanseurannan checklist: selvitä nämä ennen kuin valitset järjestelmän »
Varmista, että työaikatiedot on helppo siirtää järjestelmästä toiseen »
Suunnittele käyttöönotto huolellisesti »
Muista: paras työajanseuranta järjestelmä kasvaa yrityksesi mukana »
Mitä on työajanseuranta, ja miksi se on tärkeää?
Työajanseuranta on työtuntien kirjaamista työntekijän ja työnantajan yhdessä sopimalla tavalla. Yleensä työajanseuranta tehdään siihen tarkoitetulla työajanseurantajärjestelmällä. Työaikaa voi seurata kahdella tavalla: joko kirjaamalla päivittäin työn alkamis- ja lopetusajan, tai pitämällä työpäivän aikana kirjaa eri työtehtäviin käytetystä ajasta.
Työajanseuranta on lakisääteistä; siitä säädetään työaikalaissa. Siitä on kuitenkin myös monenlaista hyötyä, sekä yritykselle että työntekijälle. Riittävän tarkalla tasolla kirjatut työtunnit auttavat työntekijöitä vetämään rajan työn ja vapaa-ajan välille, ja yritystä puolestaan tarkastelemaan, käytetäänkö työtunnit järkevästi ja kannattavasti.
Työnantajan täytyy myös pystyä osoittamaan viranomaisille, että työtuntien määrä ei ylitä lakisääteisiä enimmäistyöaikoja, ja että työntekijä on saanut tekemästään työstä oikean kokoisen korvauksen – eli palkan, tai työaikapankissa määritetyt vapaat. Järjestelmällinen työajan seuraaminen tuokin turvaa sekä työntekijälle että työnantajalle.
Manuaalinen, esimerkiksi excelillä tehty seuranta auttaa tekemään työaikalainsäädännön mukaiset, kaikkein välttämättömimmät tuntiraportit. Sähköinen työajanseurantajärjestelmä tuo mukanaan kuitenkin melko lyömättömiä etuja:
💎 Läpinäkyvyys: Kaikki tiedot ovat aina saatavilla ajantasaisesti. Lomien ja tuntien tarkistaminen ja hyväksyntä on helppoa.
💎 Luottamuksen rakentaminen: Epäselvyydet työajan ja lomien suhteen vähenevät, kun tiedot ovat helposti ja jatkuvasti saatavilla.
💎 Ajan ja kustannusten säästö: Sähköinen ohjelmisto vähentää manuaalista työtä ja helpottaa raportointia.
💎 Datan hyödyntäminen ja tietoturva: Analyysien tekeminen ja toiminnan kehittäminen on helppoa, kun tieto on aina saatavilla turvallisessa pilvipalvelussa.
Työajanseurannan tärkeitä termejä – tutustu sanastoon
Kellokortti
Kellokortti on puhekielinen yleisnimitys työaikapäätteellä tehtävälle työajan seurannalle, jossa työntekijä leimaa itsensä “sisään” työpaikalle mennessään ja “ulos” tiloista poistuessaan.
Tämän päivän fyysiset leimauslaitteet toimivat digitaalisesti esimerkiksi sähköisellä kulkutunnisteella tai kulkulätkällä, ja niistä saatava tieto tallentuu työajanseurantajärjestelmään.
Liukuva työaika
Työajan liukuma tarkoittaa sitä, että työntekijällä on sovittujen ehtojen puitteissa oikeus päättää, milloin tulee töihin ja milloin lähtee kotiin. Työntekijä saa halutessaan tehdä enintään normaalia työpäivän pituutta kolme tuntia pidemmän työpäivän.
Työaikapankki
Työaikalakiin perustuva työaikapankki tarkoittaa järjestelmää, johon voidaan säästää työaikaa, ansaittuja vapaita ja vapaa-ajaksi muutettuja rahamääräisiä etuuksia.
Työajantulkinta
Kun tehdyt työtunnit kirjataan järjestelmään, ne pitää tulkita kyseessä olevan työehtosopimuksen tai paikallisen sopimuksen ehtojen mukaisesti: ovatko tunnit perustyöaikaa, kuuluvatko ne viikonloppu- tai ylityökorvausten ja liukumien piiriin ja niin edelleen.
Työaikaryhmä
Työaikaryhmien avulla voidaan tulkita erilaisia työaikoja työsopimuksen mukaan. Esimerkiksi osa-aikatyöt vaativat omat työaikaryhmänsä.
Sähköinen työajanseuranta
Sähköinen työajanseuranta on työajanseurantaa, joka tehdään digitaalisesti, useimmiten juuri työajan seurantaan tarkoitetulla ohjelmistolla. Sähköinen työajanseuranta mahdollistaa mm. liukumien ja työaikapankin käytön reaaliaikaisesti.
Kenen vastuulla työajanseuranta on yrityksessä?
Työaikalain mukaan työajanseurannan järjestäminen on työnantajan vastuulla. Usein työajanseurannan prosessi on kuitenkin jaettu niin, että työntekijällä on työsopimuksessa määritetty vastuu tuntiensa kirjaamisesta ja seurannasta ja lähiesihenkilöllä sekä tuntien että poissaolojen hyväksynnästä.
Henkilöstöhallinto vastaa usein työajan ja työn kuormittavuuden kokonaisseurannasta läpi yrityksen.
Työntekijän vastuut työajanseurannassa
- Työtuntien kirjaaminen
- Lomien anominen
- Saldojen ja kertymien tarkastelu
Esihenkilön vastuut työajanseurannassa
- Työtuntien ja poissaolojen hyväksyntä
- Työajan seuranta
Henkilöstöhallinnon vastuut työajanseurannassa
- Työajan raportointi ja seuranta
- Uusien työaikaluokkien luonti
Johdon vastuut työajanseurannassa
- Analyysit
- Yrityksen kehittäminen
Työn tekeminen muuttuu ja muuttaa samalla työajanseurantaa
Työn tekemisen tavat ja muodot muuttuvat jatkuvasti. Töitä tehdään entistä enemmän etänä, työsuhteiden muodot moninaistuvat ja paikallisen sopimisen rooli kasvaa. Samassa ajassa pysyminen alkaa olla työyhteisöille aina vain vaikeampaa – ja samalla tavoiteltavampaa.
Siksi onkin entistä tärkeämpää pitää hyvää huolta työajanseurannasta, ja tehdä siitä mahdollisimman helppoa. Tehdyn työn ja kertyneiden lomien seuraaminen on tärkeää myös työhyvinvoinnin näkökulmasta.
Työajanseurannan järjestämisen ensimmäinen askel onkin kirkastaa, millaista työtä yrityksessä tehdään ja miten.
Missä kaikkialla työntekijät tekevät työtä? Mitä työehtosopimuksia yrityksessä noudatetaan? Onko paikallisesti sovittu muunlaisia järjestelyjä? Tekeekö osa henkilöstöstä osa-aikaista viikkoa? Tulevatko työn tekemisen muodot muuttumaan seuraavien vuosien aikana yrityksessä?
Näiden kysymysten pohjalta työajanseurannan järjestäminen on jo hyvässä vauhdissa.
Työajanseurannan järjestäminen – miten työaikaa voi seurata?
Työaikalaki ei ota kantaa siihen, miten työaikaa pitäisi seurata. Monessa yrityksessä työajanseurantaa onkin tehty esimerkiksi käsin paperille tai erillisiin tiedostoihin, mikä aiheuttaa paljon lisätyötä ja altistaa virheille. Erilaisten sähköisten järjestelmien ja mobiilien työajanseurantasovellusten suosio kasvaakin jatkuvasti.
"Muistan, miten työntekijä täytti jokaisen työpäivän päätteeksi käsin lapun. Siihen kirjoitettiin tunnit, kohteet ja työtehtävät. Sitten lappu ajettiin toimistolle, jossa sihteeri kirjoitti sen puhtaaksi. Liuskat vietiin esimiehelle, joka tarkasti ne, lähetti tiedot palkanmaksuun ja koosti erikseen kullekin asiakkaalle oman raporttinsa tehdyistä töistä. Kamalaa ajanhaaskausta."
Janne Jalonen
VS Vahinkopalvelut
Sähköinen työajanseuranta tekee tuntikirjauksista ja työajan seuraamisesta helpompaa kaikille
Sähköinen eli digitaalinen työajanseuranta tarkoittaa sitä, että työaika kirjataan tuntilappujen sijaan työajanseurantajärjestelmään tai työajanseurantaan tarkoitettuun mobiilisovellukseen.
Sähköinen työajanseuranta auttaa pitämään työaikatiedot tallessa, ja monipuolisimpien järjestelmien avulla tietoja voidaan viedä mm. palkanlaskentaan tai laskutukseen. Parhaimmillaan sähköinen työajanseuranta vähentää työaikatietojen käsittelyyn tarvittavaa aikaa kaikkialla yrityksessä – samalla kun se tekee työajan kirjaamisesta työntekijöille helppoa.
“Tiedostoista ei koskaan tiedä, milloin ne häviävät. Halusimme, että tiedot pysyisivät tallessa ja niitä olisi helppo tarkastella myös jälkikäteen.”
Eveliina Kauppinen
Serviz Oy
Työajanseurantaohjelmien vertailu ja valinta
Sähköinen työajanseuranta edellyttää työajanseurantajärjestelmää tai -ohjelmistoa, jolla tuntikirjaukset kerätään. Työajanseurantajärjestelmän tai -ohjelmiston tärkein ominaisuus onkin usein se, että työajan kirjaaminen käy helposti ja mahdollisimman vähillä klikkauksilla. Mutta mitä muuta työajanseurantaohjelman vertailussa tai valinnassa tulisi huomioida?
Hyvä työajanseurantajärjestelmä säästää resursseja ja helpottaa raportointia
Yhä useammassa yrityksessä on huomattu, kuinka paljon turhaa työtä ja turhautumista manuaalinen työajanseuranta aiheuttaa. Sopivan järjestelmän löytäminen ja ohjelmistojen vertailu voi kuitenkin olla hankalaa.
Helppokäyttöinen, myös mobiilissa toimiva työajanseuranta motivoi työntekijöitä kirjaamaan tuntejaan säännöllisemmin, ja kun kaikki tieto on saatavilla yhdessä paikassa, henkilöstöhallinnon työmäärä vähenee ja raportointi helpottuu.
Erilaisia digitaalisia työajanseurantajärjestelmiä on tarjolla runsaasti, ja niissä on paljon erilaisia ominaisuuksia. Tärkeintä on löytää yrityksesi tarpeisiin sopiva ohjelma ja ominaisuudet, jotka tukevat yrityksen prosesseja ja kasvua. Joskus jopa ilmainen työajanseuranta riittää – silloin tunnit tulevat talteen, mutta tulkinta jää työnantajan tai palkanlaskijan vastuulle.
💡Millaisia ominaisuuksia työajanseurantaan tarkoitetut järjestelmät tarjoavat ja pitävät sisällään?
Lataa tästä pikaopas työajanseurantajärjestelmän valintaan ja näet helposti, missä kaikessa työajanseuranta voi auttaa!
Työajanseurannan checklist: selvitä nämä ennen kuin valitset järjestelmän
✅ Tarpeet: Mihin tarpeeseen työajan seurantaa tehdään? Onko tarkoitus vain seurata liukumia ja ylitöitä vai myös lomien kertymää, tai kehittää työyhteisön toimintaa datan pohjalta?
✅ Käyttäjät ja roolit: Kuinka paljon yrityksessä on työntekijöitä ja kenen pitää hyväksyä työtunnit ja lomat? Tuleeko tilanne muuttumaan lähivuosina? Halutaanko työntekijöille tarjota helppo pääsy tarkastelemaan omia saldojaan? Tarjotaanko johdolle mahdollisuus tarkastella ajantasaisia raportteja ja seurata vaikkapa projektien työtunteja?
✅ Työajan tulkinta: Onko yrityksessä erilaisia sopimuksia, jotka pitää ottaa huomioon? Onko paikallisesti sovittu esimerkiksi liukumista ja lisätöiden tekemisestä?
✅ Kerättävät tiedot: Halutaanko työtunteja seurata projekti- tai asiakaskohtaisesti? Millaisia raportteja kirjausten perusteella halutaan laatia?
✅ Kirjaustavat: Millä kaikilla eri tavoilla työaikaa halutaan kirjata: tietokoneen selaimella, älypuhelimella, kirjauspäätteellä?
✅ Tietoturva: Sijaitseeko tieto pilvessä? Onko se helposti saatavilla, jos työntekijä tai muu taho vaatii tietoja nähtäväksi?
Ota työajanseurannan tiedot hyötykäyttöön: tuntidata tarjoaa tärkeää tietoa sekä työntekijälle että työnantajalle
Sähköisen työajanseurannan tärkeimpiä etuja on järjestelmän keräämä data. Se kannattaa ottaa tehokäyttöön. Työn tekemisestä tulee aidosti läpinäkyvää, kun sekä työntekijät että työnantaja pääsevät näkemään kertyneet saldot ja lomat aina tarvittaessa ja ilman erillistä pyyntöä.
Työajanseurantajärjestelmä tarjoaa myös johdolle paljon tärkeää tietoa. Kun tehtyjä työtunteja voi seurata projekti- tai työpaikkakohtaisesti kätevästä dashboardista, on työn organisoiminen ja yritystoiminnan kehittäminen tehokkaampaa ja aidosti dataan perustuvaa.
Varmista, että työaikatiedot on helppo siirtää järjestelmästä toiseen
Henkilöstöhallinnon työaikaa voi kulua valtavasti siihen, että tuntiseurannan tietoja siirretään palkkahallinnon järjestelmiin. Selvitä, saatko ladattua tiedot työajanseurannasta muihin järjestelmiin yhtenä tiedostona, tai työajanseurantajärjestelmän integraation avulla täysin sähköisesti, jolloin vältyt tekemästä turhaa manuaalista työtä.
Lisää ajansäästöä ja tehokkuutta saat integroimalla tuntiseurannan muihin yrityksessä käytössä oleviin järjestelmiin. Aikaa säästyy, jos voit siirtää työtunnit automaattisesti palkanlaskentaan tai laskutukseen, tai lähettää suoraan järjestelmästä projektikohtaiset raportit hyväksyttäväksi asiakkaalle tai johdolle.
Suunnittele käyttöönotto huolellisesti
Työajanseurantajärjestelmän käyttöönotto on tärkeä vaihe, jonka hoitamiseen kannattaa panostaa. Jos työntekijät kokevat uuden ohjelman hankalaksi käyttää, tai sen ominaisuuksien käyttöönotto on jäänyt puolitiehen, saattaa uuden ohjelmiston rinnalla kulkea edelleen ”varjotyöajanseuranta”, jossa työtunnit kirjataan edelleen vanhaan tapaan, ja työajan seurantaan käytetty aika vain kasvaa.
Suunnittele tarkkaan, miten ja missä järjestyksessä uusi järjestelmä otetaan käyttöön, millaista opastusta ja koulutusta henkilöstölle tarjotaan ja kuinka mahdolliset integraatiot ja muokkaukset toteutetaan. Selvitä, saatko näihin tukea ja koulutusta järjestelmän toimittajalta.
“Kaikkien ei tarvitse osata järjestelmää alusta loppuun heti, mutta on fiksua huolehtia siitä, että yrityksessä on sisäisesti ihminen, joka pystyy auttamaan muita ja opettamaan järjestelmän käyttöä. Myös ohjeisiin on hyvä panostaa. Me teimme todella seikkaperäiset, näyttökuvia sisältävät ohjeet niistä toiminnoista, joita kaikkien tulee osata käyttää. Se kannatti, sillä ohjelmisto saatiin vietyä koko henkilöstön käyttöön siinä aikataulussa, missä halusimmekin.”
Christian Filist
Craftman Oy
Muista: paras työajanseurantajärjestelmä kasvaa yrityksesi mukana
Kun valitset yritykselle uutta työajanseurannan järjestelmää, kannattaa miettiä nykyhetken tarpeiden lisäksi myös tulevaisuutta. Miten yritys tulee kasvamaan ja kehittymään seuraavien vuosien aikana? Miten ja missä työtä tehdään esimerkiksi viiden vuoden päästä?
Pystyykö valitsemasi järjestelmä vastaamaan uudenlaisiin tarpeisiin, muovautumaan erilaisiin työn tekemisen muotoihin tai tarjoamaan mahdollisuuksia hyödyntää dataa monipuolisesti?
“On helpompi siirtyä työajanseurantajärjestelmään nyt eikä vasta sitten, kun meillä on kolminkertaisesti enemmän työntekijöitä.”
Eveliina Kauppinen
Serviz Oy
Mietitkö, miten saat työn ja tekijät, tunnit ja raportit kohtaamaan samassa ajassa? Kokeile Ottaa! Se on työajanseurantajärjestelmä, jonka avulla koko työyhteisö pysyy samassa ajassa.
Kokeile kaksi viikkoa kaikessa rauhassa – näet, miten Otta riittää.