Millaisille yrityksille ilmainen työajan­seuranta sopii? 

Pelkkä tuntien kirjaaminen sovitulla tavalla voi hyvinkin riittää työajan raportointiin. Ilmaiset työajanseurannan mallit toimivat etenkin silloin, kun työntekijöiden määrä on pieni eikä yrityksessä käytetä esimerkiksi liukuvaa työaikaa tai työaikapankkia.


Ilmainen työajanseuranta toimii mainiosti silloin, kun: 

✅ yrityksessä on käytössä säännöllinen työaika

✅ palkanmaksun peruste on kaikille työntekijöille sama eikä käytössä ole erillisiä työaikaryhmiä

✅ yrityksessä ei tehdä ylityötä, sunnuntaityötä tai vuorotyötä

✅ käytössä ei ole liukuvaa työaikaa tai työaikapankkia

✅ työajasta ei tarvita muuta raportointia tai dataa kuin “pakolliset” ja lakisääteiset tiedot

✅ tuntilistat voidaan säilyttää tietoturvallisesti

✅ yrityksessä ei ole tarvetta siirtää tietoja automaattisesti esimerkiksi palkkahallintoon

 

 

Huomioi nämä, jos hoidat työajan­seurannan Excelissä tai paperilla

Jos päädyt pitämään työaikakirjanpitoa taulukkolaskentaohjelmassa tai paperilla, on tärkeää huomioida muutama asia: tietojen asianmukainen säilyttäminen ja niiden hyödyntäminen esimerkiksi palkanmaksua varten.

 

Työaikatietojen säilyttäminen ja pääsy tietoihin

Jos työajanseuranta hoidetaan paperilla, täytyy jokaisella työntekijällä olla selvät sävelet siitä, kenelle tuntilaput tai -raportit palautetaan, ja kuka vastaa niiden säilyttämisestä. 

Sama koskee esimerkiksi exceleitä: työntekijän lisäksi pääsy tiedostoihin tulee olla myös työnantajalla, jotta tiedot voidaan esittää silloin, kun esimerkiksi viranomainen niitä kysyy.

 

Työaikatietojen siirtäminen ja hyödyntäminen

Työajanseurannassa syntyvää tietoa tarvitaan monessa paikassa, mm. yrityksen palkkahallinnossa. Ylityöt ja ylityökorvaukset täytyy merkitä sekä tunti- että palkkakirjanpitoon erikseen, samoin kuin esimerkiksi vuosi- ja sairasloma-aikojen palkat. 

Tietojen siirto onnistuu helposti, jos tuntikirjanpito tehdään digitaalisesti – paperisilta tuntilapuilta tiedot on todennäköisesti joka tapauksessa nakuteltava esimerkiksi Exceliin. Siksi työaikatiedot kannattaakin kerätä työntekijöiltä jo lähtökohtaisesti digitaalisessa muodossa, joko taulukkoon tai työajanseurantajärjestelmään.

Kannattaa kuitenkin muistaa, että ilmainen työajanseurantajärjestelmä ei välttämättä tarjoa kovin monipuolisia tiedonsiirtomahdollisuuksia, integraatioita tai rajapintoja – asia kannattaa siis myös tarkistaa ohjelmistoa valitessa!

 

OTTA_WEB_CTA-banneri_37_1035x480

 

Milloin ilmainen työajanseuranta kannattaa päivittää kattavampaan järjestelmään?

Yrityksen ja liiketoiminnan kasvaessa myös työajanseurannan tarpeet muuttuvat. Excelin tai Google Sheetin avulla tehty tuntiseuranta voi käydä liian vaivalloiseksi, maksuttoman työaikajärjestelmän ominaisuudet tai käyttäjämäärärajat alkavat tulla vastaan, palkanlaskija tai HR joutuu käyttämään kohtuuttomasti aikaa työntekijöiden työaikatietojen siirtoon paikasta toiseen. 

Silloin on aika pohtia, millainen työajanseurantajärjestelmä auttaisi yritystä kasvamaan hallitusti ja kannattavasti. 

Kattavan ja Suomen oloihin ja lainsäädäntöön räätälöidyn työajanseurantajärjestelmän hankkiminen voi tulla ajankohtaiseksi, kun…

✅ Yritys tai tiimi kasvaa niin, että excelit tai tuntilaput aiheuttavat liikaa säätöä tai ilmaisjärjestelmän ominaisuudet “loppuvat kesken”

✅ Työaikatietojen siirtely ilmaisjärjestelmästä, tuntilapuilta tai taulukosta alkaa viedä kohtuuttomasti aikaa HR:ssä tai esimerkiksi kirjanpitäjältä tai palkanlaskijalta

✅ Organisaation rakenteet muuttuvat ja mukaan tulee esimerkiksi tiiminvetäjiä, joiden tulee päästä tiimiläisten työaikatietoihin helposti

✅ Työaikatietoihin, liukumien ja esimerkiksi kertyneiden vapaapäivien määrään halutaan reaaliaikainen ja läpinäkyvä näkymä

✅ Yrityksessä halutaan hyödyntää työajan TES-tulkintoja tai muita työaikojen määrittelyyn liittyvää automatiikkaa

✅ Yrityksessä otetaan käyttöön liukuva työaika tai työaikapankki

✅ Työaikatietoja halutaan tutkia ja raportoida tarkemmin, esimerkiksi yrityksen tehokkuutta tai henkilöstön hyvinvointia silmällä pitäen

✅ Työajan tiedot halutaan säilyttää tietoturvallisesti

✅ Yrityksessä halutaan varmistaa, että työajan ja tuntien seuranta tukee työaikalainsäädännön vaatimusten täyttämistä, ja että viranomaismääräykset otetaan huomioon jo työaikaa kirjatessa

 


 

Miten yrityksen tarpeet kannattaa kartoittaa työajanseurantajärjestelmän valintaa varten? 

Lataa pikaopas ja muistilista sopivan järjestelmän valintaan

 


 

Työajanseuranta­järjestelmän ilmainen kokeilu auttaa järjestelmän valinnassa

Jos etsit jo järeämpää järjestelmää monipuoliseen, mutta helppokäyttöiseen ja yksinkertaiseen työajanseurantaan, aloita Ottan ilmainen kokeilujakso! Saat järjestelmän kaikki ominaisuudet käyttöösi ja näet, miten simppeli ja samalla monipuolinen työajanseuranta toimii yrityksesi arjessa.

Aloita ilmainen työajanseurantajärjestelmän kokeilu 14 päiväksi!

 

 

Kun aloitat koekäytön, pääset luomaan käyttäjiä palveluun heti, ja he voivat kirjata työtuntejaan ohjelmaan vaikka saman tien. Jos päätät jatkaa Ottan käyttöä 14 päivän kokeilujakson jälkeen, pysyvät tiedot tallessa ja voitte jatkaa ohjelmiston käyttöä ilman keskeytyksiä.

Otta on näppärä työajanseuranta, joka sisältää työkalut myös työajan tulkintaan, liukumien ja työaikapankin käyttöön ja projektiseurantaan. Otta tarjoaa myös ilmaiset sovellukset sekä Android- että iPhone-puhelimiin.