Työajan­­seuranta­sovellus Otta

Työajanseurantasovellus on ohjelmisto tai sovellus, johon työntekijät kirjaavat tekemänsä työtunnit. Näin työnantajan lakisääteinen velvoite työajanseurannasta täyttyy.

Mobiili työajanseuranta tarkoittaa sitä, että voit merkitä tekemäsi työtunnit tai poissaolotiedot talteen juuri silloin, kun pitääkin, etkä tarvitse erillistä kellokorttia tai leimauslaitetta työajan kirjaamiseen.

Mobiili työajanseuranta onnistuu parhaiten, kun käytössä on työajanseurantasovellus eli pilvipalvelu, joka toimii puhelimessa tai tabletilla. Tiedot tallentuvat reaaliaikaisesti työajanseurantajärjestelmään.

Kellokortti on fyysinen tunniste, jonka avulla työnantaja leimaa itsensä “sisään” työpaikalle saapuessaan. 

Nimi juontaa menneisyydestä, jolloin leimaukseen käytettiin nimensä mukaisesti pahvista korttia. Nykyään kellokortin virkaa toimittaa joko digitaalinen tunniste, “kulkulätkä” tai sovellus, jolla työntekijä kirjaa omaa työaikaansa. Työaika-sovellus ajaa saman asian, ilman erillistä tunnistetta.

Työajanseurantasovellus on tyypillisesti ohjelmisto, joka toimii myös mobiilissa, joko applikaation tai puhelimen selaimen kautta. Moni hyvä työajanseurantajärjestelmä ja -ohjelmisto toimii kaikilla laitteilla, mutta mobiilikäytön mahdollisuus kannattaa aina tarkistaa, kun pohdit työajanseurantaohjelmiston tai -sovelluksen valintaa. 

Yksinkertainen sääntö: työajanseurannan tulisi olla kaikille osapuolille mahdollisimman helppoa. Siksi työajan kirjaaminen kannattaa mahdollistaa kaikilla laitteilla: puhelimella, tietokoneella ja tabletilla, ja varmistaa että tiedot ovat käytettävissä niin selaimessa kuin sovelluksessakin.

Monipuolisuus varmistaa, että jokainen työntekijä kirjaa tuntinsa, ja että tuntien seuraamiseen sekä kuittaamiseen ei kulu ylimääräistä aikaa.

Yleensä työajanseurantaan kirjataan työhön käytetty aika. Työntekijä voi kirjata työajan alkaneeksi työt aloittaessaan ja päättyneeksi silloin, kun hän lopettaa, tai raportoida työpäivän aikana käytetyt tunnit jälkikäteen. Työajanseurantaan kirjattavat tiedot ja mahdolliset yksityiskohdat sovitaan yleensä työpaikkakohtaisesti.

Työaikalaki velvoittaa työnantajan seuraamaan jokaisen työntekijän työaikaa. Laki ei kuitenkaan määrittele, miten seuranta tulee suorittaa – sovellus ei siis ole lain mukaan pakollinen.

Yrityksesi tarpeisiin sopiva sovellus työajanseurantaan kuitenkin helpottaa työpaikan arkea huomattavasti: moni yritys on vaihtanut sekavat tuntilaput ja excel-taulukot työajanseurantasovellukseen ja ollut tyytyväinen valintaansa. Lue kokemuksia työajanseurantasovelluksen käytöstä täällä!

Työajanseurantasovelluksen tärkein ominaisuus on helppo ja selkeä työajan kirjaus. Myös työtuntien ja poissaolojen hyväksymisen tulisi olla mahdollisimman helppoa. Erilaiset notifikaatiot ja muistutukset auttavat huolehtimaan työaikatiedot ajan tasalle arjen keskellä. Liikkuvaa työtä helpottaa entisestään, jos sovellus tai pilvipalvelu sisältää kaikki käytössä olevat ominaisuudet – näin toimii esimerkiksi Otta.

Ilmaisia sovelluksia työajanseurataan on markkinoilla jonkin verran. Jos haluat vain kirjata työtunnit talteen, voi ilmainen työajanseuranta riittää tarpeisiisi hyvin. Jos taas haluat säästää henkilöstöhallinnan tai palkanlaskennan tunteja siirtämällä työaikatietoja suoraan lomasuunnitteluun tai taloushallintoon, tarvitset todennäköisesti maksullisen järjestelmän. 

Muista myös tarkistaa, että valitsemasi sovellus on tietoturvallinen, eivätkä esimerkiksi työntekijöiden henkilötiedot pääse sieltä vääriin käsiin. 

Selaimella käytettävä työajanseurantajärjestelmä toimii kaikissa laitteissa, joissa on internet-selain ja nettiyhteys. Sovellusten käyttöjärjestelmävaatimukset löytyvät sovelluskaupasta – esimerkiksi Otta toimii kaikilla tuoreimmilla Android-versioilla sekä iPhonen iOS-versioilla.

Työajanseuranta Android →
Työajanseuranta Iphone →

Mobiilikäyttöisessä työajanseurannassa tärkeintä on, että sovellus tai järjestelmä on mahdollisimman helppo käyttää. Kun tuntien kirjaaminen puhelimella on yksinkertaista, ja työajan tarkistaminen sekä hyväksyntäkin käy nopeasti, tulee tuntien kirjaamisesta ja työajanseurannasta vaivaton osa työpäivää.

Jos työtä tehdään paljon kentällä, kannattaa myös huomioida, että esimerkiksi resursoidut työt, ohjeet ja työajan raportit kulkevat sovelluksessa mukana. Ottan mobiiliversioissa ovat mukana kaikki samat tiedot ja ominaisuudet kuin tietokoneellakin.