Työajan­­­seuranta­järjestelmän valinta ja ominaisuudet – vertaile ohjelmistoja

Mistä tietää, mikä on paras työajanseuranta juuri omalle yritykselle? Miten valita helppokäyttöinen ohjelmisto, joka on kuitenkin riittävän laaja ja hyödyllinen esimerkiksi palkanlaskijalle? Entä ohjelmiston käyttöönotto ja käytön opettaminen työntekijöille?

Ohjelmistojen hankkiminen tuntuu usein siltä, että ostaisi sitä kuuluisaa sikaa säkissä: omien tarpeiden määrittäminen voi olla hankalaa, eikä esimerkiksi työajanseurantaan tarkoitetuista ohjelmistoista aina päällepäin katsomalla selviä, kuinka ne lopulta arjessa toimivat.

Tässä jutussa kerromme, millaisiin ominaisuuksiin ja asioihin yrityksen työajanseurantaa valitessa kannattaa kiinnittää huomiota, ja mistä voit tunnistaa juuri omalle yrityksellesi sopivan – tai sopimattoman – ohjelmiston.

📋 Ota talteen myös pikaopas työajanseuranta­järjestelmän valintaan –
lataa PDF

Lataa lisäksi myös maksuton työajanseurannan pikaopas, jonka täsmäkysymysten ja vertailutaulukon avulla hahmotat yrityksesi tarpeita sekä työajanseurantajärjestelmien ominaisuuksia.

Työajanseurannan ominaisuudet arjessa: tuntien kirjaaminen, helppo käytettävyys ja työajan tulkinta

Työajanseurannan helppo käytettävyys on tärkeää, koska aikaa ja tunteja täytyy kirjata kaikkialla yrityksessä, ja usein kirjauksia tehdään myös muualla kuin toimistolla. Työtunnit kannattaa kirjata joka päivä, joten tuntikirjaukset tulee pystyä tekemään yksinkertaisesti ja helposti – monimutkainen järjestelmä ei ui helposti osaksi työntekijöiden jokapäiväistä arkea. 

Ensimmäisenä kannattaakin tarkistaa, toimiiko ohjelmisto mobiililaitteilla sekä tutustua näkymään, jossa tunteja merkitään ohjelmistoon.

✅ Millä laitteilla työaikaa voi kirjata? Mahdollistaako järjestelmä sekä kellokortti-tyyppisen leimauslaitteen käytön että tuntikirjaukset mobiilisovelluksella?

✅ Muistaako järjestelmä käyttäjän kirjautumisen, vai täytyykö salasana syöttää joka kerta uudestaan?

✅ Onko näkymä niin yksinkertainen, että sitä voi helposti käyttää esimerkiksi ulkona tai kohteessa, toimiston ulkopuolella?

Työajanseurannan admin-ominaisuudet ovat tärkeät esihenkilöille ja henkilöstöstä vastaaville

Työaikakirjausten toinen puoli on tietysti työaikatietojen hallinnointi, eli tuntien tarkistaminen, liukumien ja lomien hyväksyntä ja esimerkiksi ylityökorvausten laskeminen. Tähän kokonaisuuteen osallistuu useimmiten useita ihmisiä, usein yrityksen eri osastoilta.

Mitä useampi ihminen työaikatietoja tarvitsee, sitä tärkeämpää on että tiedot ovat järjestelmässä selkeästi, ja käyttäjätasoja (työajan kirjaaja, kirjausten hyväksyjä, palkanlaskija ja pääkäyttäjä sekä esimerkiksi yrityksen johto) voi määritellä järjestelmään helposti. 

Tietojen läpinäkyvyys helpottaa kaikkien elämää: kun esimerkiksi lomapäivät, työaikapankkiin kertyneet saldot ja liukumat ovat sekä työntekijän, tiiminvetäjän että HR:n näkyvillä, vältytään hämmentäviltä tilanteilta ja ikäviltä yllätyksiltä.

✅ Tutustu myös admin-näkymään: kuinka helppoa on käyttäjien lisääminen ja käyttäjätasojen määrittäminen?

✅ Ovatko työaikatiedot kaikkien osapuolten näkyvillä?

✅ Pystyvätkö tiiminvetäjät tarkistamaan ja hyväksymään kirjauksia mobiililaitteilla, sovelluksin tai selaimesta?

✅ Pääseekö admin-näkymiin ja raportteihin käsiksi kaikilta laitteilta ja mobiilisti?

💡Vinkki: Kun aloitat Ottan ilmaisen koekäytön, pääset ensimmäisenä admin-näkymään. Luo ensimmäinen projekti ja kokeile, miten työajanseuranta toimii. Voit myös lisätä palveluun käyttäjiä, jolloin tiimisi pääsee kokeilemaan Ottaa helposti!

Työajan tulkinta: ominaisuus, joka näyttää liukumat ja lomakertymät automaattisesti

Työajan tulkinta tarkoittaa sitä, että järjestelmä laskee sinne syötettyjen TES-tietojen ja paikallisten sopimusten mukaisesti perustyöajan ja sen ylittäviltä osin liukumia ja ylityökertymiä. Lomakertymät muodostuvat järjestelmään työsuhteen aloituspäivien perusteella. Automatisoitu tulkinta vähentää inhimillisten virheiden riskiä – ja tietysti myös manuaalista työtä.

Työajan tulkintaan liittyvät myös erilaiset työaikaryhmät, esimerkiksi tuntitöitä tekevät ja kuukausipalkkalaiset. Jos työajan tulkinta on käytössä, kannattaa varmistaa myös se, että työaikaryhmien luominen onnistuu admin-näkymästä eikä esimerkiksi vaadi työtä järjestelmän toimittajalta.

❓ Onko järkevämpää tehdä työajan tulkinnat käsin, vai olisiko työehtosopimusten mukainen, automaattinen työajan tulkinta yrityksen arkea helpottava apu?

❓ Pystyykö järjestelmään luomaan erilaisia työaikaryhmiä eri työehtosopimusten ja eri tyyppisten työsuhteiden mukaisesti?

Työajanseurannan vertailu: mitä ominaisuuksia tarvitset?

Sähköisen työajanseurannan tarjonta on laajaa ja monipuolista – tehdyt työtunnit voi merkitä talteen monin eri tavoin. Yksinkertaiset, ilmaiset työajanseurantajärjestelmät mahdollistavat tuntien kirjaamisen ja tarkastelun, ohjelmistojen monimutkaistuessa ominaisuuksienkin määrä luonnollisesti kasvaa. 

Kun arvioit eri järjestelmien sopivuutta omiin tarpeisiisi, tutustu ainakin näihin ominaisuuksiin: 

Työaikapankki on työntekijän ja työnantajan välinen sopimus siitä, että työsuoritteita tai erillisiä palkkioita voi muuttaa vapaapäiviksi. Jos työajanseurantajärjestelmässä on mukana työaikapankin käytön mahdollistava tulkinta, osaa järjestelmä “erotella” työntekijän kirjauksista perustyötunnit, liukumat ja työaikapankin kautta vapaina korvattavat työsuoritukset. 

Projektiseuranta mahdollistaa tuntien ja työajan merkitsemisen suoraan tietylle projektille. Tämä helpottaa esimerkiksi laskutusta, kun projektien työtunnit voi merkitä ja toimittaa laskun liitteenä. 

Resurssisuunnittelu ei liity suoraan työajanseurantaan, mutta on kätevä toiminallisuus silloin, kun henkilöitä tai esimerkiksi työkoneita pitää kohdistaa työtehtäville tai projekteille. Kun suunnittelet ja resursoit projekteja järjestelmällä, josta resurssisuunnittelun toiminnallisuus löytyy, ovat oikeat ihmiset oikeissa paikoissa, oikeaan aikaan. Voit lähettää kaikki tarvittavat työohjeet, kohdetiedot ja muut työtä koskevat tarkennukset helposti yhden järjestelmän kautta.

Työajan raportointi ja erilaiset raportit auttavat järjestämään työpaikan toimintaa ja varmistamaan, että työntekijöiden tuntikertymät ovat laskutuksen ja palkanlaskennan kannalta oikein. Samalla voidaan seurata työkuorman tasaista jakautumista, mikä on tärkeää esimerkiksi työssä jaksamisen kannalta.

Työajanseurannan hinta ja kustannukset

Työajanseurannan valinnassa täytyy tietysti kiinnittää huomiota myös järjestelmän hintaan ja sen käyttöönotto- ja käyttökustannuksiin. 

Kannattaa peilata työajanseurannan kustannuksia myös kustannuksiin ilman siihen tarkoitettua ohjelmistoa: paljonko työtunteja kuluu työaikojen kirjauksiin, hyväksyntään ja palkka-aineistojen luomiseen ja tarkistamiseen?

💡Vinkki: Työajanseurannan säästölaskurilla voit laskea suuntaa-antavan arvion siitä, paljonko yrityksesi säästäisi hankkimalla työajanseurantaan tarkoitetun ohjelmiston!

Tarkista myös, mistä työajanseurantajärjestelmän hinta koostuu. Esimerkiksi Ottan hinta määräytyy kuukausittain käytössä olevan paketin ja käyttäjämäärän mukaan. 

Ohjelmistolisenssin hinnan lisäksi työajanseurannan hintaan vaikuttavat seuraavat asiat, jotka kannattaa tarkistaa tarjoajien kanssa keskustellessa:

❓ Tarvitsetko yrityksen tiloihin erillisiä työaikapäätteitä tai leimauslaitteita, ja millaisia kustannuksia niiden hankinnasta, asennuksista ja käyttöönotosta syntyy?

❓ Käyttöönotto- ja koulutuskustannukset – sisältyykö työajanseurantajärjestelmään kattava käyttöönotto, vai laskutetaanko työkustannukset erikseen?

❓ Ohjelmiston jatkuvan käytön tuki esimerkiksi admin-käyttäjille: kuinka helppoa uusien työntekijöiden ja esimerkiksi työaikaryhmien lisääminen tarvittaessa on?

❓ Entä integraatioiden hinta? Onko tietojen siirto ohjelmistosta toiseen maksullista, paljonko integraatioprojekti maksaa, vai onko se peräti veloituksetonta?